Context :

Om tegemoet te komen aan de vele noden die de opvangcrisis met zich meebrengt, heeft Le Samusocial van het federaal agentschap Fedasil de opdracht gekregen om verschillende opvangcentra te beheren voor mensen die internationale bescherming zoeken. Het opvangcentrum Vorst biedt 220 plaatsen voor alleenstaanden en gezinnen, met als doel de autonomie te versterken en de integratie van de bewoners in het centrum, in de wijk, in Brussel en in België te vergemakkelijken door psycho-medico-sociale begeleiding en socio-culturele, sportieve en preventieve activiteiten aan te bieden.  

Uw functie :

De Coördinator Resources zal als hoofdopdracht hebben het beheer van het logistieke en onderhoudsteam (ongeveer 15-20 personen), het infrastructuurbeheer en het beheer van de voorraden, aankopen en bevoorrading.

Uw belangrijkste verantwoordelijkheden :

Teambeeher

• Ondersteunt en begeleidt de logistieke en onderhoudsmedewerkers;
• Bepaalt de organisatie van het team met het oog op efficiëntie;
• Verdeelt de reikwijdte van de verantwoordelijkheden van zijn/haar medewerk(st)ers;
• Stelt de doelstellingen vast die de directe medewerkers moeten bereiken en volgt de resultaten op;
• Onthaal van nieuwe medewerkers;
• Draagt bij tot de ontwikkeling en de motivatie van de teams;
• Zorgt voor een goede communicatie binnen het team, beheert conflicten en tekortkomingen;
• Zorgt voor het welzijn van de medewerk(st)ers door een veilige, respectvolle, zorgzame, ondersteunende en op samenwerking gerichte werkomgeving te definiëren en te garanderen.

Technisch beheer en infrastructuur van het centrum

• Fungeert als aanspreekpunt voor de technische afdeling;
• Draagt bij aan de kwaliteit van de opvangfaciliteit door te zorgen voor voortdurende verbetering van de veiligheidsinfrastructuur;
• Zorgt voor het goede beheer van het gebouw en de infrastructuur;
• Anticipeert en plant technische interventie- en onderhoudsbehoeften;
• Voert alle verzoeken om interventie, storingen en reparaties uit;
• Houdt toezicht op de uitvoering van interventies zoals voorzien in de onderhoudscontracten;
• Volgt de facturen en kwitanties voor technische interventies op;
• Zorgt ervoor dat het materiaal en de technische uitrusting gerespecteerd worden;
• Ziet toe op de naleving van de interne procedures;
• Draagt bij tot de vaststelling van controle-indicatoren en cijfers waaruit een efficiënt beheer van de technische uitrusting blijkt.

Voorraadbeheer

• Zorgt ervoor dat de bestellingen correct worden ontvangen (kwalitatieve en kwantitatieve controle van de leveringsbonnen) en garandeert dat de leveringsbonnen naar de juiste afdeling worden gestuurd;
• Past goede opslagpraktijken toe op alle voorraden in het centrum;
• Organiseert de opslag en retour van goederen via de betrokken afdeling;
• Organiseert de inventarissen, stelt de oorzaken van voorraadverschillen vast en informeert de manager;
• Analyseert de verbruiksgegevens en brengt verslag uit aan de hiërarchie;
• Bepaalt, in samenwerking met de centrummanager, de interne distributieregels voor het centrum.

Aankopen en bevoorrading

• Fungeert als aanspreekpunt voor de logistieke afdeling;
• Zorgt voor het aankoopbeheer en de bevoorrading;
• Ziet toe op de naleving van de interne procedures (boekhoudprocedure, procedure voor aankopen en bevoorrading, enz.) en op de overeenstemming van de bestellingen met het budget van het centrum;
• Stelt de aankoopbehoeften vast en stuurt de bestellingen naar de juiste afdeling;
• Volgt de dienstverleningscontracten op en brengt de bevoegde dienst op de hoogte van eventuele inbreuken;
• Rapporteert tekortkomingen en anticipeert op materiaalbehoeften (bv. beheer van het linnengoed, catering).

Communicatie, reporting en contact

• Neemt deel aan en organiseert teamvergaderingen;
• Verzorgt interne presentaties en/of opleidingen;
• Fungeert als tussenpersoon tussen de teams op het terrein en de centrummanager;
• Fungeert als contactpunt en geeft de nodige informatie door aan de logistieke en technische afdelingen;
• Begeleidt, indien nodig, de stagiairs;
• Volgt voortdurend de ontwikkelingen op in zijn/haar vakgebied en ontwikkelt actief zijn/haar kennis en vaardigheden;
• Zorgt ervoor dat de informatie aan de andere medewerkers wordt doorgegeven;
• Signaleert organisatorische en/of communicatieproblemen en meldt die aan zijn/haar hiërarchie.

Uw profiel :

Technische bekwaamheden

• Kennis van logistiek en stockbeheer;
• Een eerste ervaring in de sociale sector en/of in management is een pluspunt;
• Kennis van de sector rond dakloosheid en het verenigingsnetwerk;
• Inzicht in infrastructuurbeheer;
• Vlot gebruik van courante computerprogramma’s en nauwkeurigheid in administratieve opvolging;

Menselijke vaardigheden

• U bent zelfstandig en kan flexibel handelen;
• U bent proactief en toont initiatief;
• U werkt gestructureerd en georganiseerd;
• U beschikt over een goed luistervermogen en oordeelt niet;
• U werkt graag in teamverband en heeft sterke interpersoonlijke vaardigheden;

Ons voorstel :

• Een voltijds contract van onbepaalde duur in een mensgericht en dynamisch veranderende omgeving;
• Flexibele werktijden van maandag tot vrijdag, met aandacht voor een gezond evenwicht tussen werk en privéleven;
• Een loon volgens de barema’s van PC 319.00;
• Maaltijdcheques ter waarde van €6,50 per werkdag;
• 100% terugbetaling van uw STIB-abonnement en tussenkomst in andere vervoerskosten (wagen, fiets, ander openbaar vervoer);
• Een hospitalisatieverzekering na 6 maanden anciënniteit;
• Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen;
• Een werkplek in Voorst binnen een dynamisch team.

De kernmissie van Samusocial draait rond de sociale inschakeling van personen. Op basis van de verplichtingen die van toepassing zijn op Samusocial (ordonnantie van 14 juni 2018 en besluit van 9 mei 2019), informeren wij u dat nieuwe medewerkers bij de ondertekening van het contract een uittreksel uit het strafregister model 2 moeten voorleggen.