L’Ecole de Santé Publique – Administration facultaire - recrute :

Un·e chargé·e de missions transversales

Pour un CDI statut équivalent à temps plein

Contexte

• L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté. 
• L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le campus hospitalo-facultaire d’Erasme. L’Ecole est constituée de 5 centres de recherche et de 2 départements : l’Administration facultaire et le département de l’enseignement. L’Ecole organise les enseignements de master, de masters de spécialisation.
• Elle fait également partie du Pôle Santé (avec les Facultés de Médecine, des Sciences de la Motricité et de Pharmacie).
• Pour compléter l’équipe du département de l’Administration facultaire, l'École de Santé Publique recherche un·e chargé·e de missions transversales.

Missions essentielles

En étroite collaboration avec la direction du département de l’Administration facultaire, le/la chargé·e de missions transversales assurera les missions suivantes :

• Participer à l’identification et la mise en place d'indicateurs de gestion et leur monitoring
• Contribuer à l’optimalisation des processus de travail via, notamment :
  • La création d’outils adaptés (documents types, base de données, …) 
  • La digitalisation des processus de travail que ce soit par l’implémentation d’outils digitaux existants que par l’analyse fonctionnelle nécessaire aux développements d’outils digitaux et/ou leurs évolutions 
  • L’élaboration de plan de formation en adéquation avec les changements induits
• Développer et mettre en œuvre une stratégie de communication interne et externe favorisant le positionnement de l’ESP dans son/ses secteur(s) d’activités. Cette mission est à envisager en étroite collaboration avec la chargée de communication
• Contribuer au bon déroulement des instances facultaires (Conseil d’Ecole, Commission Spéciale…)
  • Contribuer à la préparation des dossiers présentés lors des instances facultaires (rédaction de notes, préparation de présentation,…) et assurer les suivis qui en découlent
  • Contribuer au développement d’une méthodologie uniformisée d’archivage des documents officiels de l’Ecole et plus largement, participer à l’élaboration d’une stratégie de gestion de la connaissance
• Assurer la représentation et l’engagement de l’ESP dans les projets institutionnels en participant activement à différents groupes de travail au sein du Pôle santé, de l'Administration générale de l’ULB ou tout autre partenaire

De par la nature transversale de la fonction, le contenu de la charge de travail et des missions pourra être réexaminé à terme régulier en fonction des besoins de l’Ecole et des projets institutionnels.

Profil

• Être titulaire d’un master reconnu par la FWB en gestion, administration publique, sciences de la santé publique, communication ou tout domaine connexe et pertinent par rapport à la fonction.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier

Requises :

• Compétences avérées en gestion de projets
• Maîtrise des outils collaboratifs (Microsoft 365)
• Maîtrise du français (C1 minimum à l'oral, C2 souhaitable à la lecture)
• Très bonne connaissance de l’anglais (B2 minimum à l'oral, C1 souhaitable à la lecture)
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à respecter les délais
• Esprit d'initiative et capacité à proposer des solutions innovantes
• Excellentes compétences analytiques et organisationnelles
• Bonne communication et esprit d’équipe
• Bonne gestion du temps et capacité d’analyser et de traiter les priorités
• Capacité à organiser sa mission de façon autonome
• Engagement personnel, disponibilité et flexibilité
• Capacité d’adaptation (les missions de l’Ecole sont régulièrement en évolution)
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec divers départements

Atouts :

• Une expérience préalable dans un rôle similaire est un atout.
• Une connaissance de l’ULB et de son fonctionnement constitue un atout.
• Connaissance des outils de digitalisation et des processus de gestion
• Attrait pour l’IA et son usage dans le cadre professionnel

Nous offrons

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…) 
• L’accès à une formation permanente  
• Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service.) 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives 

Politique d'égalité des chances

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.