Le Département de la communication et des relations extérieures – Service des relations internationales recrute :

Un⸱e  assistant⸱e administratif⸱ve à l’international welcome desk - Pour un CDI à temps plein

Contexte

• L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté. 
• Université multiculturelle qui accueille plus d’un tiers d’étudiant·es et de chercheurs·euses internationaux, l’Université libre de Bruxelles fait de l’international une réalité quotidienne. Une de ses missions prioritaires est d’assurer un accueil de qualité à tout public international ; une mission qui incombe notamment au service des relations internationales de l’ULB, par le biais de son international welcome desk (IWD).
• L’IWD a pour objectif d’assurer l’accueil des étudiant·es et chercheur·euses internationaux et de développer et mettre en œuvre une stratégie d’accueil et de créer des dispositifs qui visent à améliorer la venue et l’intégration de tout étudiant·e/chercheur·euse primo-arrivant sur les campus, notamment en les accompagnants dans leurs démarches administratives.

Missions essentielles

1. Suivi administratif de l’IWD

• Gestion de la boîte mail « accueil » et réponse aux demandes administratives des étudiants et chercheurs internationaux
• Accueil physique du public international à IWD, en fournissant des informations et un soutien personnalisé
• Organisation et gestion du calendrier des rendez-vous
• Appui administratif des étudiants et chercheurs internationaux pour l’inscription à la mutuelle
• Encodage et gestion des demandes d’inscription des chercheurs·euses via le logiciel Moveon
• Soutien à l’organisation du programme « Buddy System », en veillant au bon fonctionnement des parrainages entre étudiants
• Gestion quotidienne du budget de l’IWD
• Rédaction de rapports statistiques concernant l’accueil des étudiant·es internationaux pour évaluer les besoins et l'impact des services fournis
• Back-up de la personne en charge des comptes bloqués, en intervenant en cas d'absence pour assurer la continuité des opérations
• Contribuer à l’amélioration de la stratégie d’accueil des étudiant·es et chercheur·euses internationaux

2. Organisation d’évènements

• Organisation d’événements destinés aux étudiant·es et chercheur·euses internationaux tels que la semaine d’accueil des nouveaux étudiant·es (SANE), le Fighting November Blues, le Cocktail des ambassadeurs, le PhD Day et leBuddy Program
• Mise en œuvre de nouvelles initiatives afin d’améliorer l’accueil des étudiant·es et chercheur·euses internationaux, comme la Semaine Internationale
• Assurer la coordination entre les divers acteurs internes et externes impliqués dans les évènements de l’IWD
• Appui à l’organisation d’événements du service des relations internationales

3. Appui à la communication de l’IWD

• Création, gestion et mise à jour de ressources pour accueillir les étudiant·es internationaux, incluant les pages Web, le guide d’accueil, les Welcome Packs et les réseaux sociaux
• Promotion des évènements de l’IWD vers le public international à travers une communication ciblée et efficace
• Conception de présentations visuelles pour mettre en valeur les activités et services de l’IWD auprès des étudiant·es et chercheur·euses internationaux

Profil

• Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB
• Un diplôme de bachelier dans les domaines de la communication, de l'administration, ou des sciences politiques est un atout.
• Une expérience professionnelle dans les secteurs de la communication, de l’événementiel ou de l’administration constitue également un atout.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier

Requises :

• Excellente maîtrise de la langue française et de l’anglais
• Compétences en communication interpersonnelle
• Bonnes connaissances en communication (réseaux sociaux, mise à jour de site web, InDesign…)
• Compétence en organisation d’évènements
• Compétences rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques Office
• Rigueur
• Diplomatie
• Proactivité
• Créativité
• Sens de l’écoute
• Empathie et goût pour les relations interculturelles
• Capacités organisationnelles
• Capacité à pouvoir effectuer plusieurs tâches et missions prioritaires en même temps
• Adaptabilité et flexibilité
• Autonomie
• Aisance à travailler en équipe

Atouts :

• Une bonne connaissance du milieu académique constitue un atout.

Nous offrons

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes 
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe   
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…) 
• L’accès à une formation permanente  
• Possibilité de télétravailler (2 jours/semaine – à aménager selon les impératifs du service, à partir de 6 mois suivant la prise de poste) 
• Des restaurants universitaires éthiques et durables  
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives 

Politique d'égalité des chances :

A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences. 

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ? 

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.  

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.