La Haute Ecole Léonard de Vinci recherche sur son campus de Woluwe un administratif (H/F/X) pour assurer différentes tâches de support à l'équipe des horairistes pour une charge temps plein, un 4/5ème pouvant s'envisager.

Appel à candidature interne et externe

Il s'agit d'une attribution définie pour l'année académique 2024-2025 dans une perspective de renouvèlement et de pérennité dans une fonction de support et de gestionnaire des horaires de site.

Contexte de la mission

Apporter un renfort dans l'organisation et la gestion des horaires de cours sur l'implantation Mounier, à Woluwe, en collaboration étroite avec les chefs de département et l'équipe des horairistes et en conformité avec les programmes, la capacité d'accueil (locaux) et les attributions. Vous faites partie d'une équipe. Les différents départements de formation concernés sont regroupés dans les secteurs de la santé et des sciences humaines et sociales. Les études s'organisent sur un cycle de trois ans et débouchent, selon la filière d'études choisie, sur l'obtention d'un diplôme de bachelier, à l'exception de la formation en Kinésithérapie dont le cycle de formation est de quatre ans et débouche sur l'obtention d'un diplôme de master.

Mission

En parfaite collaboration avec tous les membres de la cellule horaire, les tâches recouvriront les aspects suivants dans une première année d'intégration dans la fonction :
- Formation à l'outil de gestion des horaires Celcat ;
- Familiarisation au traitement et à la gestion des demandes quotidiennes :
     ° Gérer la boîte mail de l'équipe horaire
     ° Apprendre à gérer les demandes ;
     ° Apprendre à assurer le suivi des adaptations dans le logiciel des horaires ;
     ° Collaborer avec les membres des équipes pédagogiques concernées et les membres de la cellule horaire.
- Assurer la gestion de la mise à disposition des locaux externes à la HE Vinci ;
- Appui à l'organisation logistique des évaluations (contribution à la préparation des horaires, des copies d'examens et des surveillances, ...) ;
- Aide dans le suivi des communications et des contacts avec les enseignants.

Dans le cadre de l'évolution de la fonction, la personne sera amenée à progresser et à confectionner des horaires de cours :
- Réaliser les horaires de cours d'un département à part entière en veillant à maintenir l'équilibre entre la cohérence pédagogique souhaitée au sein des unités d'enseignement et les contraintes organisationnelles et logistiques.
- Attribuer les locaux en tenant compte des besoins des apprentissages, des possibilités matérielles, des réservations existantes, en collaboration avec les enseignants et les enseignantes et les gestionnaires administratifs.

Profil
- Être titulaire d'un bachelier ou d'un master ;
- Justifier d'une première expérience dans un environnement où l'élaboration et la gestion d'un planning revêtent de l'importance constitue un atout.

Compétences et qualités attendues
- Vous êtes capable d'analyser les problèmes et d'identifier les différentes possibilités pour les résoudre adéquatement et efficacement ;
- Vous faites preuve de dynamisme, de proactivité et de ponctualité ;
- Vous faites preuve de rigueur et d'impartialité ;
- Vous êtes capable de fixer des priorités de façon cohérente et de définir et organiser les différentes étapes afin d'atteindre vos objectifs dans les délais imposés ;
- Vous veillez à mesurer l'impact des décisions sur vos collègues tout en sachant travailler de manière autonome ;
- Vous êtes résistant.e au stress ;
- Facilité à communiquer efficacement, à utiliser des outils de la suite Microsoft Office et des bases de données ;
- Vous avez une appétence pour la conception de process, en coconstruction avec l'ensemble des parties concernées.

Modalités d'exercice de la fonction
- Régime de travail : temps plein, le 80% pouvant être envisagé ;
- Hiérarchie : sous l'autorité des directions de secteur concernées ;
- Type de contrat : contrat à durée déterminée jusqu'à la fin de l'année académique (13/09/2025) pouvant se renouveler ;
- Lieu de travail : la fonction s'exerce principalement sur Woluwe;
- Date d'entrée en fonction : dès que possible ;
- La personne responsable de la réalisation des horaires se formera au logiciel informatique utilisé dans l'organisation.