Mission du service

Le département des Affaires Générales a pour mission d'assurer la continuité des services des autres départements du CPAS en garantissant une bonne gestion des archives, de l'économat, du courrier, de la communication interne et externe, des matières juridiques, des projets transversaux et du contrôle interne.

Le service des archives a pour mission de garantir la gestion optimale, la consultation et la modernisation/digitalisation des archives de l’institution. Le service assure le tri, la conservation, la communication, la numérisation, la documentation et de destruction des archives du CPAS de Saint-Gilles.

Mission et activités générales de la fonction

Je suis responsable des résultats de mon service. J’assure notamment le respect des obligations légales de conservation, de gestion et d'accessibilité des archives durant le délai d'utilité administrative ainsi que la pérennité des documents conservés. Je conduis mon équipe de manière à y développer de bonnes compétences. J’ai le souci de la qualité et de la satisfaction du public.

• Coordonner et superviser son service et ses activités
• Informer, conseiller et émettre des recommandations aux équipes
• Optimiser, vérifier le déroulement, la cohérence et le respect des processus et procédures administratifs et rapporter les problèmes et/anomalies
• Suivre et exécuter le Plan de gestion des archives papier. Notamment mettre en conformité les espaces d’archivage papier
• Assurer la collecte, la transmission, la récupération et la conservation appropriées des archives de l’institution
• Garantir l’utilisation des outils informatisés afin de documenter les mouvements des dossiers sociaux et des autres archives
• Veiller à la protection des documents contre toutes détériorations ou tout acte de malveillance
• Organiser et exécuter la destruction des archives et du papier

Profil de la fonction 

• Diplôme requis : CESS
• Une expérience comme responsable d’équipe est un atout
• Une expérience dans la gestion des archives est un atout
• Disposer d’une parfaite maîtrise d’une des deux langues régionales (FR/NL) et d’une maitrise de l’autre lanque régionale

Compétences comportementales :

• S’autodévelopper
• Être orienté résultats
• Coopérer
• Travailler avec professionnalisme et intégrité
• Organiser le travail
• Décider
• Mobiliser une équipe

Compétences techniques et pratiques :

• Connaissance du fonctionnement du CPAS
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
• Maitrise des outils de gestion administrative (scanner, photocopieuse, etc.)
• Compétences en gestion d’équipe
• Bonne capacité de communication
• Maitrise des outils de planification et de suivi

Avantages offerts par l’employeur 

• Horaire flexible
• Minimum 35 jours de congé par an pour un temps plein
• Chèques repas de 8 euros
• Augmentation barémique automatique
• Assurance hospitalisation
• Allocation de fin d'année et prime de bilinguisme (si certificat Selor)
• Deuxième pilier pension
• Affiliation au Service Social Collectif
• Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace option
• Réductions dans les Hôpitaux Iris Sud et certains commerces
• Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace options
• Minimum 5 jours de formation continuées pendant les heures de travail et possibilité de suivre des formations professionnelles
• Abonnement STIB gratuit, remboursement intégral des frais de transport en commun et indemnité piéton et vélo pour les trajets domicile-travail
• Accessibilité aisée en transports en commun