Le Service Entraide Migrants (SEM), situé à Gembloux, accompagne les personnes étrangères et/ou d’origine étrangère dans leur parcours d’intégration mais aussi des personnes en grande précarité, à travers des activités collectives, de la sensibilisation et des entretiens individuels. Nous prônons des valeurs d’intégration de tous dans la société.

Vos responsabilités

Gestion de la comptabilité

• Payer les factures et les salaires
• Vérifier les extraits de compte
• Gérer les contacts avec le comptable
• Répartir les montants dans les différents subsides
• Gérer la caisse

Gestion du personnel

• Gérer les contrats de travail et les avenants
• Gérer les fiches et les contacts APE
• Gérer les contacts avec le secrétariat social
• Encoder les prestations et vérifier les fiches de paie
• Demander les congés parentaux (contact sécurité sociale, ONEM…)
• Gérer les frais de déplacement
• Gérer les pécules de vacances / les primes de fin d'année
• Gérer la mise en page et l’affichage du planning hebdomadaire
• Gérer la mise à jour des fichiers d’encodage des prestations, des frais de déplacement et du planning horaire de l’équipe

Réalisation de projets spécifiques

►        En général :

• Justifier financièrement les subsides
• Rédaction de rapports et tenue du calendrier de remise pour justifier les subsides / rapport d'activité / rapport d'exécution APE… (rédaction, correction, mise en page…)
• Rédaction des PV de réunions d’équipe

►        Pour les actions menées :

• Demande de devis transport / validation / paiement
• Accompagnement/participation à quelques événements annuels (Fiesta, sortie Découverte de la Belgique, Printemps de l’interculturalité,…)

Gestion de l’ASBL

• Assurer le suivi du courrier, organiser et classer les documents
• Rédiger les convocations CA/AG
• Rédiger les PV CA/AG/réunions d’équipe et présenter les comptes au CA et à l’AG
• Publier au greffe du tribunal de commerce
• Gérer les assurances relatives au personnel
• CESI (médecine du travail)

Gestion des formations

• Gérer les inscriptions
• Demander les remboursements
• Mettre à jour le listing

Gestion des partenariats

• Etablir les conventions partenariales
• Etablir les conventions de bénévolat

Gestion de l'aspect informatique (Téléphones, PC / imprimante, mails, Google, Outlook)

Gestion des achats

• Commander en ligne
• Contacter la banque (ex: demande de VISA)
• Retirer les colis
• Aider aux divers achats

Participation à la vie de l’association

• Participer aux démarches portées par l’équipe (réflexion, sensibilisation…)
• Réaliser toute autre tâche temporaire dans l’intérêt général de l’association
• Proposition et mise en place d’outils administratifs/informatiques aidant l’équipe dans la réalisation de ces tâches
• Gestion du site Internet en collaboration avec la chargée de projets/animatrice.

Votre profil

• Disposer du passeport APE – condition obligatoire
• Posséder un diplôme minimum de Bachelier en Secrétariat / en communication/ en gestion / en comptabilité ou expérience professionnelle dans des fonctions équivalentes
• Compétences informatiques : Outlook, Excel, Word.

La connaissance d’un logiciel comptable est un atout.

• Disposer d’une bonne capacité rédactionnelle et d’une bonne orthographe en français
• Adhérer aux valeurs et finalités de l’association
• Intérêt pour les thématiques liées à l’immigration et la lutte contre la pauvreté
• Esprit d’initiative, d’ouverture, de créativité et de travail en équipe (Description de son caractère)
• Faire preuve d’empathie et d’ouverture envers le public cible
• Capacité d’autonomie dans le respect de cadres établis et d’objectifs/résultats à atteindre

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Entrée en fonction dès que possible
• Contrat à durée indéterminée, à temps partiel (19h/semaine), en journée, flexibilité horaire et télétravail possible
• CP 329.02 – échelon 4.1  (niveau bachelier) + chèque-repas de 7€ (valorisation de l’ancienneté)