Coordinateur·trice administratif·tive à mi-temps (19 h/semaine) en charge de la politique de communication pour les centres de recherche CReSPo et IEE

A propos de l’offre d’emploi

Depuis sa fusion avec l’UCLouvain le 14 septembre 2023, l’Université Saint-Louis Bruxelles est devenue un site à part entière de l’UCLouvain.  Pour plus d’informations : www.uclouvain.be/stlouis.

Nous avons actuellement une opportunité pour un poste de coordinateur·trice administratif·ve (F/H/X) en charge de la politique de communication du Centre de recherche en sciences politiques (CReSPo) et de l’Institut d’études européennes (IEE) du site Saint-Louis Bruxelles.

Dans la structure de l’UCLouvain, ces deux centres sont formellement rattachés à l’IRIS-L, Institut de recherche interdisciplinaire en sciences humaines et sociales regroupant tous les centres de recherche du site Saint-Louis Bruxelles.

Contrat

Contrat à durée indéterminée, à mi-temps (dix-neuf heures par semaine).

Entrée en fonction : courant du mois de juin 2025 en vue d’assurer un recouvrement minimal avec la personne actuellement en fonction.

Contexte / mission :

Vous renforcerez le pôle de gestion administratif et communicationnel du CReSPo et de l’IEE, deux centres de recherches rassemblant une quarantaine de chercheurs et de chercheuses.  

Pour ce faire :

• Vous apporterez un soutien général à la coordination administrative des deux centres, en collaboration étroite avec la coordinatrice administrative déjà présente à 0,75 ETP.
• Vous assurerez la responsabilité spécifique de la communication interne et externe des deux centres.

Vous exercerez votre fonction sous la responsabilité fonctionnelle des responsables académiques des deux centres et la responsabilité hiérarchique de la direction administrative du site.

Fonction

a) Soutien général à la coordination administrative des deux centres de recherche (en collaboration étroite avec la coordinatrice administrative déjà présente à 0,75 ETP) :

Vous apporterez votre support aux missions de recherche du CReSPo et de l’IEE :

• Soutien logistique pour les séminaires, conférences et colloques organisés ou co-organisés par le CReSPo et l’IEE : réservation des logements, repas et titres de transports, gestion des inscriptions, accueil des participant·e·s, gestion du catering, etc. ;
• Soutien logistique pour les événements en ligne (webinaires et conférences) ;
• Soutien administratif à la construction de projets de recherche.

Vous apporterez votre support aux missions d’enseignement et de formation de l’IEE (Summer Schools, programmes Jean Monnet) :

• Appui à la gestion administrative des programmes (procédure d’admission, élaboration et suivi des budgets, etc.) ;
• Coordination logistique.

Vous offrirez une assistance administrative à la direction du CReSPo et à la présidence de l’IEE :

• Suivi de réunions ;
• Contribution à la préparation de rapports d’activités annuels ;
• Gestion courante (commande de matériel de bureau, réservation de salle de réunions et distribution du courrier) ;
• Appui au suivi comptable des budgets des centres.

b) Communication interne et externe des deux centres :

• Vous prendrez en charge le développement et la gestion des sites web des deux centres ;
• Vous contribuerez activement aux campagnes de promotion liées aux activités des centres ;
• Vous serez responsable de la bonne visibilisation des activités du CReSPo et de l’IEE via les réseaux sociaux ;
• Vous assurerez la conception et la réalisation de contenus multimédias (vidéos et podcasts) ;
• Vous gérerez la communication en interne et externe des deux centres (listes de diffusion et newsletters).

Qualifications et aptitudes requises                                                  

Vous disposez d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (baccalauréat ou graduat) ; un bachelier ou graduat en communication est un atout. NB : seules les candidatures dont le niveau de diplôme sera en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Vous présentez les qualités et aptitudes suivantes :

• Excellente capacité rédactionnelle en langue française ;
• Très bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé (une partie substantielle des missions seront exécutées en anglais) ;
• Maîtrise des outils de communication, notamment les réseaux sociaux (LinkedIn, YouTube entre autres) ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques classiques (traitement de texte, tableurs, etc.) et capacité à s'adapter à des outils bureautiques nouveaux ;
• Excellent sens de l’organisation, de la responsabilité, de la rigueur et capacité à gérer son travail de manière autonome;
• Créativité et sens de l’initiative ;
• Goût du contact et du travail en équipe ;
• Flexibilité horaire lors de certaines périodes-clés au cours de l’année ;
• L’expérience et/ou la connaissance des institutions européennes est un plus, de même qu’une expérience du milieu académique et/ou dans les domaines d’activité du CReSPo et de l’IEE (sciences politiques et sociales et/ou études européennes).

Offre

Nous vous proposons une fonction variée dans un environnement passionnant, humain et en pleine transformation :

• Rémunération mensuelle brute fixée suivant l’échelle des traitements applicable au personnel administratif des universités.
• Remboursement à 100% des frais de déplacement domicile-lieu de travail en transports en commun ; indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo.
• Assurance groupe vie-décès.
• Possibilité de télétravail partiel en fonction de l’organisation du travail.