Opdracht van de dienst 

De missie van het departement algemene zaken is het verzekeren van de continuïteit van de diensten van de andere departementen van het OCMW door te zorgen voor een goed beheer van de archieven, het economaat, de briefwisseling, de interne en externe communicatie, juridische zaken, transversale projecten en interne controle.

De dienst Archieven staat in voor het optimale beheer, de raadpleging en de modernisering/digitalisering van de archieven van de instelling. De dienst is verantwoordelijk voor het sorteren, conserveren, communiceren, digitaliseren, documenteren en vernietigen van de archieven van het OCMW van Sint-Gillis.

Opdracht en algemene activiteiten van de functie 

Ik ben verantwoordelijk voor de resultaten van mijn dienst. Ik zie toe op de naleving van de wettelijke verplichtingen met betrekking tot het behoud, het beheer en de toegankelijkheid van archieven tijdens de periode van administratief gebruik, evenals de duurzaamheid van de bewaarde documenten. Ik coördineer en controleer de activiteiten van mijn dienst in overeenstemming met de wetgeving. Ik geef leiding aan mijn team opdat zij goede vaardigheden te ontwikkelen. Ik hou me bezig met kwaliteit en tevredenheid van het publiek.

• Coördineren van en toezicht houden op mijn dienst en zijn activiteiten
• De teams informeren, adviseren en aanbevelingen doen
• Optimaliseren en controleren van de voortgang, consistentie en naleving van administratieve processen en procedures en rapporteren van problemen/anomalieën
• Het beheerplan voor papieren archieven bewaken en uitvoeren. In het bijzonder om de papierarchieven in overeenstemming te brengen met
• Zorgen voor de juiste verzameling, overdracht, opvraging en bewaring van de archieven van de instelling
• Zorgen voor het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen om de verplaatsing van sociale dossiers en andere archieven (in en uit) te documenteren
• Ervoor zorgen dat documenten worden beschermd tegen beschadiging of kwaadwillige handelingen
• De vernietiging van archieven en papierwerk organiseren en uitvoeren

Profiel van de functie 

• Vereist diploma : GHSO
• Ervaring als teamleider is een pluspunt
• Ervaring in archiefbeheer is een pluspunt
• Over een perfecte beheersing beschikken van één van de twee regionale talen (NL/FR) en een goede kennis van de andere regionale taal

Gedragsvaardigheden

• Zelfontplooiing
• Resultaatgerichtheid
• Samenwerken
• Werken met professionalisme en integriteit
• Werk organiseren
• Beslissen
• Een team mobiliseren

Technische en praktische vaardigheden

• Kennis van de werking van het OCMW
• Vaardigheid in kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, enz.)
• Goede beheersing van administratieve beheertools (scanner, kopieerapparaat, enz.)
• Teammanagementvaardigheden
• Goede communicatieve vaardigheden
• Goede beheersing van planning- en controle-instrumenten

Door de werkgever aangeboden voordelen

• Flexibele werktijden 
• Minimum 35 verlofdagen voor een voltijds functie
• Maaltijdcheques van 8 euro’s
• Hospitalisatieverzekering
• Automatische baremieke verhogingen
• Eindejaarspremie en tweetaligheidspremie (indien Selor certificaat)
• 2^e pensioenpijler
• Lidmaatschap van een gemeenschappelijke sociale dienst
• Persoonlijke en professionele, juridische en psychologische begeleiding 24/7 via Ethias Werkplek optie
• Kortingen in de Iris Zuid-ziekenhuizen (IZZ) en bepaalde winkels
• Minimum 5 dagen bijscholing tijdens de werkuren en mogelijkheid om beroepsopleidingen te volgen
• MIVB abonnement en volledige vergoeding van de kosten van openbaar vervoer, voetgangers en fietsen voor woon-werkverkeer
• Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer