La Ville de Wavre Recrute un.e GestiONNAIRE DE DOSSIERS JURIDIQUES
(Bachelier en droit) (H/F/X) Pour les cellules
Etat Civil et Étrangers du service population

Finalité de la fonction

Sous l'autorité du responsable de service, vous serez en charge de la gestion administrative et juridique des dossiers, en particulier portant sur les matières état civil et étrangers. Vous assurerez un suivi rigoureux de l'ensemble des opérations, depuis l'enregistrement des demandes jusqu'à la délivrance des documents. Vos missions comprendront également l'intégration des actes étrangers dans la banque de données des actes de l’état civil et la mise à jour des registres de la population. Votre sens de l'analyse, votre attention aux détails et votre connaissance des procédures administratives seront des qualités essentielles pour ce poste.

MISSIONS

La personne recrutée sera amenée en priorité à (liste non exhaustive) :

Gestion des dossiers et procédures administratives :

• Attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S'assurer de la conformité des documents fournis à, et par l'usager et du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur.
• Vérifier les conditions que doit remplir le citoyen dans ses différentes démarches administratives relatives aux services population, état civil et étrangers.
• Assurer le suivi de différents actes, démarches ou dossiers.
• Délivrer des documents types (cartes d’identité, titres de séjour, extraits de casier judiciaire, extraits d’actes d’état civil …).
• Classer les documents, pièces du dossier de l'usager.
• Encoder les données dans les registres adéquats (Population, étrangers, BAEC, ...).
• Traiter les réponses relatives aux plaintes des personnes concernées par les dossiers et qui se présentent au guichet.
• Se renseigner sur la demande des interlocuteurs pour mieux y répondre.
• Se tenir au courant des nouvelles réglementations, consignes afin de répondre adéquatement aux demandes.

• Collaborer avec la police, avec le service cimetière pour organiser les funérailles, avec l'officier d'état civil…
• Participer à l'organisation des élections.

Relation avec les usagers :

• Accueillir et informer les usagers sur les procédures administrative ;
• Répondre aux questions et traiter les réclamations ;
• Vérifier la complétude des dossiers et informer les usagers des démarches à suivre.

Veille juridique et réglementaire :

• Se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires ;
• Adapter les procédures en conséquence ;
• Identifier et signaler les situations litigieuses ou non conformes.

Analyse et contrôle :

• Analyser les situations et les dossiers pour en vérifier la conformité ;
• Décoder les informations et les rattacher au cadre juridique ;
• Identifier les erreurs et les anomalies.

PROFIL DE COMPETENCES

Compétences organisationnelles :

• Être capable de travailler en équipe et de collaborer avec ses collègues
• Faire preuve d’initiative et de flexibilité et de polyvalence
• Faire preuve de diplomatie, de capacité d’écoute et de communication
• Travailler de manière rigoureuse, organisée, méthodique et soignée
• Être capable d’analyser et de synthétiser les informations
• Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences, respecter les deadlines
• Savoir s’adapter à la législation en évolution constante
• Posséder une excellente orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles
• Faire preuve d’une bonne résistance au stress

Compétences spécifiques :

• Disposer d’un bagage juridique en matière de droit international, de droit civil et droit des étrangers
• Faire preuve d’assertivité
• Satisfaire la demande d'information ou d'orientation des citoyens
• Se montrer accueillant avec le public interne et externe
• Se montrer diplomate et savoir s’adapter à son interlocuteur
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers
• Se soucier de la qualité du service rendu au public de l'organisation et de l'information communiquée à l'usager

CONDITIONS D’ACCES A LA FONCTION

• Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier professionnalisant – obtenu en Haute-école) en droit.
• Une expérience dans une fonction similaire et/ou au sein d’un pouvoir public est considéré comme un atout
• Pouvoir bénéficier des conditions APE est un atout

CONDITIONS DE TRAVAIL PROPOSEES

• Contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• Régime de travail : temps plein de jour 36h30 / semaine ;
• Prestations ponctuelles le samedi avec récupération des heures ;
• Horaires flottants ;
• Rémunération : Bachelier (B1) : 3.156,91 euros bruts mensuels indexés à zéro année d’ancienneté ;
• Valorisation de l’ancienneté dans les conditions prévues par le statut pécuniaire ;
• Intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 88% ;
• 2^ème pilier de pension ;
• Une stabilité d'emploi et un équilibre serein entre vie privée et vie professionnelle ;
• Des défis professionnels motivants, aux côtés de collègues passionnés ;
• Un régime de congés attractifs ;
• Des formations continues pour développer votre potentiel.