Depuis sa fusion avec l’UCLouvain le 14 septembre 2023, l’Université Saint-Louis Bruxelles est devenue un site à part entière de l’UCLouvain.

Saint-Louis Bruxelles accueille chaque année 4.500 étudiantes et étudiants sur son campus idéalement placé au cœur de la capitale de l’Europe et desservi par de nombreux moyens de transport. Riche d’une large offre de formations en sciences humaines, le site compte cinq facultés et un institut de recherche au sein desquels s’organisent des programmes de bachelier (horaire de jour et horaire décalé), des masters et masters de spécialisation, des doctorats et de la formation continue. Reconnu pour son accueil à taille humaine, le suivi personnalisé et l’accompagnement de proximité offerts à son public étudiant, le site Saint-Louis Bruxelles se démarque également par des programmes permettant un apprentissage intensif des langues. Animé d’une volonté d’inclusion à l’égard de chaque profil, le site s’inscrit dans un enseignement interdisciplinaire de qualité, une politique de mobilité internationale dynamique et une recherche d’excellence fortement ancrée dans son écosystème bruxellois.

Pour plus d’informations : www.uclouvain.be/stlouis.

Nous avons actuellement une opportunité pour un poste d’indexeur à la comptabilité fournisseurs pour le Service financier du campus Saint-Louis Bruxelles (SFIB).

Contrat

• Contrat à durée indéterminée, à temps plein.
• Entrée en fonction : dès que possible.

Contexte / mission

La mission consiste à gérer l’ensemble des opérations liées aux achats et aux paiements envers les fournisseurs du site Saint-Louis Bruxelles et à assurer la bonne gestion interne des documents y afférents. Elle représente un rôle-clé dans une bonne gestion efficace et rigoureuse des flux financiers du site.

Fonction

Sous la responsabilité hiérarchique de la direction du SFIB :

Vous numériser et traitez les documents à payer tels que les factures belges et étrangères, les demandes de paiement, … tout en vérifiant le respect des règles légales et des normes de gestion propres à l’Université, et en décidant du choix des types de pièces appropriés, des bons codes de TVA et des comptes d’imputation adéquats du plan comptable et analytique.

Vous numérisez et traitez les documents à payer tels que les factures belges et étrangères, les demandes de paiement, ... tout en vérifiant le respect des règles légales et des normes de gestion propres à l'Université, et en décidant du choix des types de pièces appropriés, des bons codes de TVA et des comptes d'imputation adéquats du plan comptable et analytique.

• Vous effectuez les opérations comptables correspondantes (sur base de l’outil SAP).
• Vous aiguillez, pour approbation, les factures vers les services et titulaires de comptes concernés.
• Vous contactez les titulaires de comptes et/ou leur gestionnaire par délégation quant au statut d’une facture, d’un document ou d’une transaction comptable.
• Vous répondez aux demandes des fournisseurs à propos des factures impayées ou des détails de paiement.
• Vous préparez des paiements manuels quand les factures ne peuvent pas être payées par le système (ex : paiement des étudiant·es boursier·ères).
• Vous vérifiez la légalité TVA et la cohérence des factures avec les bons de commande.
• Vous effectuez le suivi des factures non acceptées et des factures non identifiées (information incomplète, dépenses non identifiables).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service et/ou de l’institution.

Qualifications et aptitudes requises                                                   

Vous disposez d’un baccalauréat (graduat) en comptabilité et présentez idéalement une expérience d’un an dans le même type de poste, acquise en entreprise, secteur non-marchand ou organisme public.

Une connaissance de SAP est un atout (modules FI, MM, VIM, …), ainsi qu’une connaissance de base de l’anglais (pour pouvoir communiquer par écrit avec les fournisseurs).

Vous présentez par ailleurs les qualités et aptitudes suivantes :

1. Bonne maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, …).
2. Rigueur, fiabilité, sens de l’organisation et des priorités.
3. Intégrité.
4. Bonne communication et travail en équipe.

Offre

Nous vous proposons une fonction variée dans un environnement passionnant, humain et en pleine transformation :

• Rémunération mensuelle brute fixée suivant l’échelle des traitements applicable au personnel administratif des universités.
• Remboursement à 100% des frais de déplacement domicile-lieu de travail en transports en commun ; indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo.
• Assurance groupe vie-décès.
• Possibilité de télétravail partiel en fonction de l’organisation du travail.