8infini est une entreprise d'économie sociale mandatée en insertion socio-professionelle par la Région de Bruxelles-Capitale.  L'entreprise développe des activités de numérisation (audiovisuel, films, documents) et de nettoyage de locaux professionnels (écoles, ASBL, magasins bio, agences immoblières sociales, ...).  8Infini emploie 46 travailleurs. 

8infini engage un assistant administratif (M/F/X) pour le gestion du personnel (hors payroll) et l'assistante administrarive générale et comptable.

Objet de la fonction

Organiser et accomplir les tâches administratives générales dont une part importante d’administration du personnel (hors paie) et d’assistance à la comptabilité.  Assurer le travail administratif lié aux subventions d’aides à l’emploi ainsi que la gestion administrative spécifique du personnel public cible en insertion sociale, afin de répondre aux obligations réglementaires et légales ainsi qu’aux besoins administratifs internes de l’entreprise.

Tâches et Responsabilités

Administration du personnel 

• Assure l’assistance administrative au recrutement, à l’engagement et aux fins de contrats des travailleurs public-cible (dimona, fiches signalétiques, déclarations au SEPPT et aux assurances, remises des documents et attestations, etc.

• Finalise les contrats de travail du public-cible (rédige et adapte sur base de modèles existants)

• Gère les aspects administratifs des congés et des absences

• Gère les aspects administratifs des systèmes de pointages et de reporting

• Prépare les éléments nécessaires aux calculs de la paie par le responsable du payroll

• Assure le suivi administratif de la mise en place des plans de formations

• Assure le rôle de personne de contact avec les travailleurs pour les aspects administratifs ; donne aux travailleurs les informations relatives à leur statut, bulletin de salaires, droits, saisies sur salaires, avances, …

• Assure plus généralement les tâches liées à la gestion administrative du personnel (hors payroll) et participe à la définition des procédures à appliquer

• Collecte et synthétise les informations légales et réglementaires en fonction des besoins rencontrés 

Programme Ecosoc

• Assure l’administration des programmes ECOSOC de la Région de Bruxelles-Capitale

• Gère les relations avec Actiris et le service Frontine (plateforme dédiée)

• Crée et publie les des offres d’emplois ECOSOC

• Effectue le suivi des engagements et contrats

• Assure la gestion administrative des contrats et subventions ECOSOC en cours

• Prépare les rapports et décomptes annuels liés aux subventions ECOSOC

Autres aides à l’emploi

• Collecte et rassemble les informations sur les autres aides à l’emploi et contrats de formations (Activa, FPIE, etc.)  

• Prend en charge la gestion administrative des autres types d’aide :

  • complète et introduit les formulaires

  • prépare les justificatifs

  • guide les travailleurs dans leurs démarches

• Effectue les formalités administratives qui concernent les travailleurs Art 60§7 auprès des CPAS (conventions, feuilles de présence, …)

Administration des subventions 

• Effectue les tâches administratives de demandes et de justification des subventions de fonctionnement 

• Effectue les tâches administratives liées à l’agrément comme entreprise sociale et démocratique 

Assistance comptable

• Collecte, contrôle et classe les factures d’achat pour traitement par le bureau comptable externe

• Prépare les paiements 

• Rassemble, valide et classe les notes de frais établies par les travailleurs (frais de déplacement, petits achats, …)

• Calcule et prépare les factures de ventes aux clients sur base des contrats et des feuilles de travail

• Suit régulièrement les paiements de clients et effectue les rappels nécessaires

Assistance administrative

• Relève et distribue le courrier

• Effectue les petits achats de matériel de bureau et de consommables 

• S’assure du bon fonctionnement des équipements de bureau 

• …

Principaux contacts

Internes

• Directeur opérationnel 

• Gestionnaire du payroll
• Chefs d'équipes
• Travailleurs public cible
• Responsable de l'insertion socio-professionnelle
• Conseiller en prévention

Qualifications et expériences

Etudes (au minimum) :   

• CESS 

• Bachelier en Ressources humaines est un plus

Expérience minimale : 

• Au moins 2 ans dans une fonction administrative orientée RH

• Connaissance des principales aides à l’emploi

• Une expérience en assistance comptable est un plus

Profil et compétences 

Compétences : 

• Connaissances de base en réglementation sociale et du travail

• Bonnes capacités de communication orales et écrites (rédaction et orthographe) en français

• Adaptation aux profils du public cible (diversité)

• Sens de l’organisation et rigueur

• Bonne connaissance des outils bureautiques (bon niveau en Excell et Word, web…)

• Capacités d’analyse (tant des chiffres que des situations et des comportements humains)

Profil : 

• Sens des responsabilités

• Autonome et proactif (capable de travailler seul dans un cadre défini et de faire des propositions d’améliorations)

• Aimant travailler dans une petite équipe

Nous offrons

Une fonction intéressante dans une petite équipe soudée et motivée.  La participation aux réunions d'équipe et aux décisions opérationelles.  Un travail qui a du sens et des valeurs humaines dans le secteur de l'économie sociale et dans une entreprise en développement.  Un environnement de travail clair et agréable.

• CDI temps plein ou 4/5
• chèques repas
• écochèques
• abonnement GSM
• frais de déplacemenbt (100% pour les transports en commun)
• prime de fin d'année

Engagement entre le 15/2 et le 15/4/2025