Gestionnaire administratif·tive et financier·ère - CDR (h/f/x)
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Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés
Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés
1. L'organisation :
« Pour une société plus ouverte et plus inclusive à l'égard des personnes en migration, la Plateforme Citoyenne - BXLRefugees vise à mobiliser et fédérer les énergies citoyennes et associatives pour transformer les représentations et attitudes sociétales au sujet des personnes en migration et contribuer à offrir une réponse à leurs besoins qui soit fondamentalement humaine et de qualité en développant, si nécessaire, de nouvelles solutions. »
Confrontée à la mauvaise gestion de l'accueil en Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés naît en septembre 2015 et se définit alors comme un espace de rencontre et de coordination des initiatives individuelles et collectives concernées par les questions migratoires.
Depuis, la Plateforme Citoyenne assure, dans la mesure de ses moyens, un accueil inconditionnel, une réponse aux demandes d'information, de formation et d'assistance des exilé.e.s, migrant.e.s, demandeur.se.s d'asile, primo-arrivant.e.s et sans papiers, dans le plein respect de l'individu et de ses choix. Elle œuvre ainsi à l'intégration de ces personnes dans leur nouvel environnement.
La Plateforme Citoyenne encourage au respect d'une politique migratoire en accord avec les conventions internationales, et dans le respect des droits de chacun. Elle est persuadée que seule une solution durable et solidaire, fondée sur le respect des droits humains et la fraternité universelle, peut être mise en place pour faire face à la crise mondiale de l'accueil que traverse notre époque.
« Pour une société plus ouverte et plus inclusive à l'égard des personnes en migration, la Plateforme Citoyenne - BXLRefugees vise à mobiliser et fédérer les énergies citoyennes et associatives pour transformer les représentations et attitudes sociétales au sujet des personnes en migration et contribuer à offrir une réponse à leurs besoins qui soit fondamentalement humaine et de qualité en développant, si nécessaire, de nouvelles solutions. »
Confrontée à la mauvaise gestion de l'accueil en Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés naît en septembre 2015 et se définit alors comme un espace de rencontre et de coordination des initiatives individuelles et collectives concernées par les questions migratoires.
Depuis, la Plateforme Citoyenne assure, dans la mesure de ses moyens, un accueil inconditionnel, une réponse aux demandes d'information, de formation et d'assistance des exilé.e.s, migrant.e.s, demandeur.se.s d'asile, primo-arrivant.e.s et sans papiers, dans le plein respect de l'individu et de ses choix. Elle œuvre ainsi à l'intégration de ces personnes dans leur nouvel environnement.
La Plateforme Citoyenne encourage au respect d'une politique migratoire en accord avec les conventions internationales, et dans le respect des droits de chacun. Elle est persuadée que seule une solution durable et solidaire, fondée sur le respect des droits humains et la fraternité universelle, peut être mise en place pour faire face à la crise mondiale de l'accueil que traverse notre époque.
Description
Description
2. Le contexte
La Plateforme Citoyenne propose aujourd'hui différentes formules de logement et d'hébergement (d'urgence et de transit) :
Citoyens: centre pour les personnes qui ont fait leur première demande d'asile et centre d'hébergement non-mixte pour hommes isolés (140 places)
Le Leopold, Centre d'information et d'hébergement non-mixte pour hommes isolés (migration) (108 places)
Le Dispositif Van Belle, Centre d'hébergement et d'information non-mixte pour hommes isolés (migration) (185 places)
Le Dispositif Queen Ann Centre d'hébergement et d'information non-mixte pour hommes isolés (migration) (102 places)
Le Site Dekoninck (en collaboration avec l'asbl Deux-euros cinquante), occupation temporaire non mixte (migration) (200 places)
La Sisters House, centre d'information et d'hébergement non-mixte pour femmes isolées (migration) (85 places)
Les hébergements collectifs (une dizaine), occupations temporaires sur plusieurs communes (à Bruxelles et en Wallonie, +-120 places)
Le Dispositif Amran, Centre de pré-accueil non-mixte pour garçons demandeurs de protaction internationale (MENA) (68 places)
Les hébergements en famille (partout en Belgique)
Depuis sa création, la Plateforme Citoyenne a toujours eu à cœur d'accueillir toutes les personnes exilées, rendues vulnérables par leur arrivée récente sur le territoire, leur méconnaissance du territoire et des institutions publiques ou les incuries de l'État.
Lors de leur séjour, les personnes hébergées bénéficient d'un accès à différents services de première nécessité permettant leur accueil digne et humain et dans certains hébergements, d'un accompagnement sociojuridique et psycho-médical adapté à leurs besoins.
3. La mission:
Assurer le suivi des dossiers administratifs et d'appuyer l'équipe de gestion financière, et ce dans le plein respect des missions et valeurs de l'asbl
Concrètement, vos tâches principales seront :
Le traitement du courrier électronique :
● Traitement/analyse du courrier ;
● Récupération et archivage des validations par la coordination et financière ;
● Relance pour obtention des factures définitives ou correction des documents ;
● Affectation financière et codification des fichiers + preuves de validation ;
● Calcul de la ventilation des factures partagées entre plusieurs projets et subsides selon la clé de ventilation établie (formations, intérim, stocks centraux, achat groupé équipements, etc.) ;
● Mise en paiement selon échéances.
La gestion budgétaire :
● Rédaction des budgets (participation aux discussions stratégiques des projets et arbitrages, collecte des besoins, appui à la rédaction des documents narratifs) ;
● Validation des dépenses ;
● Mise à jour de suivis budgétaires et l'organisation de réunions de suivi avec les équipes projet ;
● Gestion des aspects administratifs des projets (rédaction des conventions de collaboration ou partenariat avec les prestataires et/ou partenaires au projet, convention d'occupation, réconciliation bancaire...).
La préparation des rapports financiers :
● Listing des dépenses sur fichier Excel ;
● Compilation des documents exigés par les pouvoirs subventionnant, à savoir les factures, les fiches de paie ou état de salaires, les preuves de paiement ;
● Un contrôle qualité/conformité avant validation pour envoi au pouvoir subsidiant par la coordinatrice adjointe à la gestion financière.
● Le suivi des conventions d'occupation précaire et leur couverture par l'assurance.
Le suivi des charges énergétiques des occupations temporaires :
● La mise en place d'un outil de suivi interne de la consommation et de la facturation ;
● La gestion de l'ouverture et la fermeture des occupations temporaires avec les fournisseurs ;
● Les démarches d'obtention du tarif social pour les occupations temporaires.
L'archivage électronique des documents comptables (à jour mensuellement).
Appui à la rédaction des demandes de subsides.
La participation à la mise à jour et à la création d'outils et de procédures internes.
La participation aux réflexions stratégiques de l'équipe de gestion financière.
Appui aux tâches administratives et financières diverses.
La Plateforme Citoyenne propose aujourd'hui différentes formules de logement et d'hébergement (d'urgence et de transit) :
Citoyens: centre pour les personnes qui ont fait leur première demande d'asile et centre d'hébergement non-mixte pour hommes isolés (140 places)
Le Leopold, Centre d'information et d'hébergement non-mixte pour hommes isolés (migration) (108 places)
Le Dispositif Van Belle, Centre d'hébergement et d'information non-mixte pour hommes isolés (migration) (185 places)
Le Dispositif Queen Ann Centre d'hébergement et d'information non-mixte pour hommes isolés (migration) (102 places)
Le Site Dekoninck (en collaboration avec l'asbl Deux-euros cinquante), occupation temporaire non mixte (migration) (200 places)
La Sisters House, centre d'information et d'hébergement non-mixte pour femmes isolées (migration) (85 places)
Les hébergements collectifs (une dizaine), occupations temporaires sur plusieurs communes (à Bruxelles et en Wallonie, +-120 places)
Le Dispositif Amran, Centre de pré-accueil non-mixte pour garçons demandeurs de protaction internationale (MENA) (68 places)
Les hébergements en famille (partout en Belgique)
Depuis sa création, la Plateforme Citoyenne a toujours eu à cœur d'accueillir toutes les personnes exilées, rendues vulnérables par leur arrivée récente sur le territoire, leur méconnaissance du territoire et des institutions publiques ou les incuries de l'État.
Lors de leur séjour, les personnes hébergées bénéficient d'un accès à différents services de première nécessité permettant leur accueil digne et humain et dans certains hébergements, d'un accompagnement sociojuridique et psycho-médical adapté à leurs besoins.
3. La mission:
Assurer le suivi des dossiers administratifs et d'appuyer l'équipe de gestion financière, et ce dans le plein respect des missions et valeurs de l'asbl
Concrètement, vos tâches principales seront :
Le traitement du courrier électronique :
● Traitement/analyse du courrier ;
● Récupération et archivage des validations par la coordination et financière ;
● Relance pour obtention des factures définitives ou correction des documents ;
● Affectation financière et codification des fichiers + preuves de validation ;
● Calcul de la ventilation des factures partagées entre plusieurs projets et subsides selon la clé de ventilation établie (formations, intérim, stocks centraux, achat groupé équipements, etc.) ;
● Mise en paiement selon échéances.
La gestion budgétaire :
● Rédaction des budgets (participation aux discussions stratégiques des projets et arbitrages, collecte des besoins, appui à la rédaction des documents narratifs) ;
● Validation des dépenses ;
● Mise à jour de suivis budgétaires et l'organisation de réunions de suivi avec les équipes projet ;
● Gestion des aspects administratifs des projets (rédaction des conventions de collaboration ou partenariat avec les prestataires et/ou partenaires au projet, convention d'occupation, réconciliation bancaire...).
La préparation des rapports financiers :
● Listing des dépenses sur fichier Excel ;
● Compilation des documents exigés par les pouvoirs subventionnant, à savoir les factures, les fiches de paie ou état de salaires, les preuves de paiement ;
● Un contrôle qualité/conformité avant validation pour envoi au pouvoir subsidiant par la coordinatrice adjointe à la gestion financière.
● Le suivi des conventions d'occupation précaire et leur couverture par l'assurance.
Le suivi des charges énergétiques des occupations temporaires :
● La mise en place d'un outil de suivi interne de la consommation et de la facturation ;
● La gestion de l'ouverture et la fermeture des occupations temporaires avec les fournisseurs ;
● Les démarches d'obtention du tarif social pour les occupations temporaires.
L'archivage électronique des documents comptables (à jour mensuellement).
Appui à la rédaction des demandes de subsides.
La participation à la mise à jour et à la création d'outils et de procédures internes.
La participation aux réflexions stratégiques de l'équipe de gestion financière.
Appui aux tâches administratives et financières diverses.
Profil
Profil
4. Votre profil
Bachelier dans le domaine administratif, comptable, financier, ou équivalent
2 ans d'expérience
Excellente maîtrise des outils informatiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Outlook,...) ;
Compétences comportementales
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, méthodique. Vous savez conduire et piloter simultanément des projets multiples auprès d'interlocuteurs différents ;
Notion de comptabilité et à l'aise avec les chiffres ;
Capacité à travailler en équipe ;
Capacité à organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions
Bachelier dans le domaine administratif, comptable, financier, ou équivalent
2 ans d'expérience
Excellente maîtrise des outils informatiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Outlook,...) ;
Compétences comportementales
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, méthodique. Vous savez conduire et piloter simultanément des projets multiples auprès d'interlocuteurs différents ;
Notion de comptabilité et à l'aise avec les chiffres ;
Capacité à travailler en équipe ;
Capacité à organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions
Conditions contractuelles
Conditions contractuelles
5. Notre offre
Un contrat de remplacement, de minimum 7 mois : une prise de fonction début ou mi février et jusque mi septembre au plus tôt.
Un contrat à temps plein : 38h/ semaine
Des horaires de bureaux flexibles : 9h - 17h, avec possibilité de prester 8h-16h ou 10h-18h
Télétravail partiel possible (1 à 2 jours / semaine)
Un salaire selon le barème de la CP 319.00 - Ech. 4 (2854,51 sans expérience, 3154,52 avec 3 années d'expérience,..)
Le remboursement à 100% des frais de transport domicile - lieu de travail ou la possibilité de bénéficier d'un vélo d'entreprise
Des chèques-repas d'un montant de 8 euros par jour presté
Cinq jours de congés extra-légaux (propres à la CP 319.00) au-delà de 6 mois d'ancienneté
De nombreuses possibilités d'évolution de carrière / de mobilité interne
De nombreuses possibilités de formation
Un environnement de travail où le bien-être des travailleurs.euses est une préoccupation constante
L'opportunité de rejoindre une équipe dynamique, motivée et engagée ainsi que prendre part à une aventure et un projet citoyens profondément humains.
Un contrat de remplacement, de minimum 7 mois : une prise de fonction début ou mi février et jusque mi septembre au plus tôt.
Un contrat à temps plein : 38h/ semaine
Des horaires de bureaux flexibles : 9h - 17h, avec possibilité de prester 8h-16h ou 10h-18h
Télétravail partiel possible (1 à 2 jours / semaine)
Un salaire selon le barème de la CP 319.00 - Ech. 4 (2854,51 sans expérience, 3154,52 avec 3 années d'expérience,..)
Le remboursement à 100% des frais de transport domicile - lieu de travail ou la possibilité de bénéficier d'un vélo d'entreprise
Des chèques-repas d'un montant de 8 euros par jour presté
Cinq jours de congés extra-légaux (propres à la CP 319.00) au-delà de 6 mois d'ancienneté
De nombreuses possibilités d'évolution de carrière / de mobilité interne
De nombreuses possibilités de formation
Un environnement de travail où le bien-être des travailleurs.euses est une préoccupation constante
L'opportunité de rejoindre une équipe dynamique, motivée et engagée ainsi que prendre part à une aventure et un projet citoyens profondément humains.
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