Collaborateur.trice immédiat.e de la Direction générale, artistique et pédagogique, le.la Secrétaire - Assistant.e soutient la mise en œuvre des projets et des activités du Centre scénique, collabore à la planification des programmes en assurant un suivi régulier et des contacts privilégiés avec les artistes, les intervenant.e.s et les ressources internes/externes, accompagne les Artistes & Compagnies dans leurs démarches ou demandes vis-à-vis des Services et des Outils proposés par l'association et favorise une communication fluide et efficace entre les intervenant.e.s, les utilisateur.trice.s et l'équipe.


Cette fonction « couteau-suisse » [entendue comme étant essentielle et multi-tâches] comporte :


- La réalisation de tâches administratives et de secrétariat ;

- La préparation de documents, attestations, conventions, dossiers thématiques ;

- Un soutien au niveau de la communication interne et externe de l'association : rédaction et suivi de courriels, documents, attestations, contacts téléphoniques, etc.

- L'accompagnement des Artistes sur la plateforme My-UP : collaborer à la rédaction des Appels à Projets, à leur mise en ligne et à leur diffusion sur les réseaux sectoriels, la gestion des questions/réponses, l'organisation de réunions d'informations, la réception et le classement des candidatures, le suivi de dossiers ;

- La recherche, le classement, le suivi et l'archivage de documents et d'informations ;

- Le suivi, le développement et la gestion de logiciels, services et applications collaboratives, incluant la (ré)organisation et la bonne tenue de Microsoft Teams et de Microsoft SharePoint ;

- Le suivi, le développement et la gestion des bases de données selon les secteurs d'activités ;

- Le maintien de l'agenda de la direction à jour, en s'assurant que les rendez-vous et les échéances importantes soient gérées de manière efficace ;

- La planification et l'organisation de réunions, d'événements ou de rendez-vous internes et externes ;

- L'activation des Réseaux & Fédérations : suivi des agendas et des réunions, collecte et transmission d'informations, suivi des publications ;

- La participation à l'organisation d'événements ou d'activités : réunions, rencontres, spectacles, festivals et/ou expositions, selon les nécessités.

- Organisé.e, rigoureux.se et dynamique, vous êtes capable de gérer plusieurs projets en même temps et vous savez hiérarchiser les priorités. Vous êtes habitué.e aux deadlines et vous êtes résistant.e au stress.

- Vous aimez travailler en équipe, de manière collaborative, tout en étant autonome.

- Vous avez des capacités de leadership, vous prenez aisément la parole en groupe, vous savez organiser et mener des réunions, vous êtes capable de faire passer des consignes sans détour et avec diplomatie.

- Vous êtes féru.e d'organisation et avez un goût prononcé pour la résolution de problèmes.

- Vous bénéficiez d'une expérience probante dans le domaine du spectacle vivant en Belgique ou à l'international.

- Vous avez de bonnes connaissances du paysage institutionnel bruxellois et de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;

- Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et vous avez une orthographe irréprochable.

- Vous maîtrisez les logiciels informatiques classiques, Excel n‘a plus de secret pour vous, vous êtes parfaitement à l'aise avec Microsof Teams et Microsoft SharePoint et les d'autres applications collaboratives font partie de votre quotidien.

- Vous maîtrisez l'anglais et le néerlandais, à l'oral et à l'écrit.

- Vous avez une grande culture générale, exprimez une forte sensibilité artistique, êtes passionné.e, aventureux.se et créatif.ve ;

- Et, last but not least, vous souhaitez vous engager dans un projet qui donne du sens à votre quotidien.

Contrat ACS, ouvert aux candidat.e.s répondant obligatoirement aux 3 critères suivants :

- Posséder un diplôme de niveau Bachelor | BAC +3 (Master exclus) ;
- Etre domicilié.e en Région de Bruxelles-Capitale ;
- Etre inscrit.e comme demandeur d'emploi auprès de Actiris depuis au moins 6 mois.


Offre, Conditions & Lieu de travail :

- Lieu de travail : UP - Circus & Performing Arts -> Rue Osseghem, 50 à 1080 Molenbeek
- Type de contrat : Contrat de remplacement
- Horaire : Temps plein 38 H/semaine
- Cadre de travail au cœur d'un Centre artistique international, avec une équipe dynamique et conviviale
- Entrée en fonction : immédiate