Responsable du service des archives (h/f/x)
Responsable du service des archives (h/f/x)
CPAS de Saint-Gilles
CPAS de Saint-Gilles
L'action du CPAS se décline notamment en accompagnement de plusieurs manières :
- La (ré) insertion sociale et professionnelle,
- l'aide en matière de logement, médiation de dettes, approches spécifiques pour les personnes âgées comme pour les plus jeunes,...
Selon la situation individuelle de chacun, l'intervention du CPAS peut éventuellement prendre la forme d'une aide financière mais d'autres moyens d'action sont également mis en pratique (remise directe à l'emploi, conseils en matière de gestion de factures, bilan socioprofessionnel, sensibilisation et conseils à la diminution de consommation d'énergie, activités culturelles,...).
Intégré dans la vie saint-gilloise, le CPAS fonctionne en relation avec de nombreux autres services publics mais aussi en partenariat avec le riche tissu associatif saint-gillois. La Coordination Sociale du CPAS permet à ces différents acteurs d'échanger leurs pratiques pour servir au mieux la population.
- La (ré) insertion sociale et professionnelle,
- l'aide en matière de logement, médiation de dettes, approches spécifiques pour les personnes âgées comme pour les plus jeunes,...
Selon la situation individuelle de chacun, l'intervention du CPAS peut éventuellement prendre la forme d'une aide financière mais d'autres moyens d'action sont également mis en pratique (remise directe à l'emploi, conseils en matière de gestion de factures, bilan socioprofessionnel, sensibilisation et conseils à la diminution de consommation d'énergie, activités culturelles,...).
Intégré dans la vie saint-gilloise, le CPAS fonctionne en relation avec de nombreux autres services publics mais aussi en partenariat avec le riche tissu associatif saint-gillois. La Coordination Sociale du CPAS permet à ces différents acteurs d'échanger leurs pratiques pour servir au mieux la population.
Description
Description
MISSION DU SERVICE
Le département des Affaires Générales a pour mission d'assurer la continuité des services des autres départements du CPAS en garantissant une bonne gestion des archives, de l'économat, du courrier, de la communication interne et externe, des matières juridiques, des projets transversaux et du contrôle interne.
Le service des archives a pour mission de garantir la gestion optimale, la consultation et la modernisation/digitalisation des archives de l'institution. Le service assure le tri, la conservation, la communication, la numérisation, la documentation et de destruction des archives du CPAS de Saint-Gilles.
MISSION ET ACTIVITES GENERALES DE LA FONCTION
· Coordonner et superviser son service et ses activités
· Informer, conseiller et émettre des recommandations aux équipes
· Mener des actions de développement du service dans le respect des objectifs généraux définis
· Optimiser, vérifier le déroulement, la cohérence et le respect des processus et procédures administratifs et rapporter les problèmes et/anomalies
· Participer aux processus et au développement RH des collaborateurs et de leur bien-être
· Suivre et exécuter le Plan de gestion des archives papier
· Mettre en conformité les espaces d'archivage papier comme défini par le Plan de gestion des archives
· Assurer la collecte, la transmission, la récupération et la conservation appropriées des archives de l'institution
· Garantir l'utilisation des outils informatisés afin de documenter les mouvements des dossiers sociaux et des autres archives (entrées et sorties)
· Veiller à la protection des documents contre toutes détériorations ou tout acte de malveillance
· Organiser et exécuter la destruction des archives et du papier
Le département des Affaires Générales a pour mission d'assurer la continuité des services des autres départements du CPAS en garantissant une bonne gestion des archives, de l'économat, du courrier, de la communication interne et externe, des matières juridiques, des projets transversaux et du contrôle interne.
Le service des archives a pour mission de garantir la gestion optimale, la consultation et la modernisation/digitalisation des archives de l'institution. Le service assure le tri, la conservation, la communication, la numérisation, la documentation et de destruction des archives du CPAS de Saint-Gilles.
MISSION ET ACTIVITES GENERALES DE LA FONCTION
· Coordonner et superviser son service et ses activités
· Informer, conseiller et émettre des recommandations aux équipes
· Mener des actions de développement du service dans le respect des objectifs généraux définis
· Optimiser, vérifier le déroulement, la cohérence et le respect des processus et procédures administratifs et rapporter les problèmes et/anomalies
· Participer aux processus et au développement RH des collaborateurs et de leur bien-être
· Suivre et exécuter le Plan de gestion des archives papier
· Mettre en conformité les espaces d'archivage papier comme défini par le Plan de gestion des archives
· Assurer la collecte, la transmission, la récupération et la conservation appropriées des archives de l'institution
· Garantir l'utilisation des outils informatisés afin de documenter les mouvements des dossiers sociaux et des autres archives (entrées et sorties)
· Veiller à la protection des documents contre toutes détériorations ou tout acte de malveillance
· Organiser et exécuter la destruction des archives et du papier
Profil
Profil
Diplôme requis : CESS
· Une expérience comme responsable d'équipe est un atout
· Une expérience dans la gestion des archives est un atout
· Disposer d'une parfaite maîtrise d'une des deux langues régionales (FR/NL) et d'une maitrise de l'autre lanque régionale
Compétences comportementales :
· S'autodévelopper
· Être orienté résultats
· Coopérer
· Travailler avec professionnalisme et intégrité
· Organiser le travail
· Décider
· Mobiliser une équipe
Compétences techniques et pratiques :
· Connaissance du fonctionnement du CPAS
· Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
· Maitrise des outils de gestion administrative (scanner, photocopieuse, etc.)
· Compétences en gestion d'équipe
· Bonne capacité de communication
· Maitrise des outils de planification et de suivi
· Une expérience comme responsable d'équipe est un atout
· Une expérience dans la gestion des archives est un atout
· Disposer d'une parfaite maîtrise d'une des deux langues régionales (FR/NL) et d'une maitrise de l'autre lanque régionale
Compétences comportementales :
· S'autodévelopper
· Être orienté résultats
· Coopérer
· Travailler avec professionnalisme et intégrité
· Organiser le travail
· Décider
· Mobiliser une équipe
Compétences techniques et pratiques :
· Connaissance du fonctionnement du CPAS
· Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, etc.)
· Maitrise des outils de gestion administrative (scanner, photocopieuse, etc.)
· Compétences en gestion d'équipe
· Bonne capacité de communication
· Maitrise des outils de planification et de suivi
Conditions contractuelles
Conditions contractuelles
· Horaire flexible
· Minimum 35 jours de congé par an pour un temps plein
· Chèques repas de 8 euros
· Augmentation barémique automatique
· Assurance hospitalisation
· Allocation de fin d'année et prime de bilinguisme (si certificat Selor)
· Deuxième pilier pension
· Affiliation au Service Social Collectif
· Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace option
· Réductions dans les Hôpitaux Iris Sud et certains commerces
· Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace options
· Minimum 5 jours de formation continuées pendant les heures de travail et possibilité de suivre des formations professionnelles
· Abonnement STIB gratuit, remboursement intégral des frais de transport en commun et indemnité piéton et vélo pour les trajets domicile-travail
· Accessibilité aisée en transports en commun
· Minimum 35 jours de congé par an pour un temps plein
· Chèques repas de 8 euros
· Augmentation barémique automatique
· Assurance hospitalisation
· Allocation de fin d'année et prime de bilinguisme (si certificat Selor)
· Deuxième pilier pension
· Affiliation au Service Social Collectif
· Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace option
· Réductions dans les Hôpitaux Iris Sud et certains commerces
· Assistance personnelle et professionnelle, juridique et psychologique 24/24 via Ethias Workplace options
· Minimum 5 jours de formation continuées pendant les heures de travail et possibilité de suivre des formations professionnelles
· Abonnement STIB gratuit, remboursement intégral des frais de transport en commun et indemnité piéton et vélo pour les trajets domicile-travail
· Accessibilité aisée en transports en commun
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