À propos du poste

En tant qu’Assistant(e) de direction, vous assurez la supervision et l’exécution des tâches administratives et de secrétariat au sein du service administratif. Vous êtes un véritable soutien à la direction et aux différents services, garantissant un travail efficace et dans les délais.

Vos missions

Gestion administrative et secrétariat

• Préparer, organiser et assurer le suivi des dossiers.
• Selon les instances, rédiger et dactylographier des documents à partir de notes ou directives.
• Gérer la correspondance (tri, rédaction, documentation).
• Organiser et assurer le suivi des réunions (réservations, invitations, comptes-rendus).
• Gérer les appels entrants et assurer le filtrage si nécessaire.
• Assurer le suivi des rendez-vous et gérer les priorités.
• Gérer les stocks et commandes de matériel de bureau.

Organisation et supervision

• Planifier et organiser le travail de l’équipe administrative.
• Adapter les plannings du personnel administratif en fonction des besoins (modifications, absences).
• Contrôler et corriger les tâches effectuées par l’équipe.
• Soutenir et motiver les collaborateurs avec des consignes claires.
• Assurer le relai de l’information entre la direction et d’autres fonctions.
• Assurer la coordination et la transmission des informations entre services.

Support et résolution de problèmes

• Identifier et gérer les priorités au sein du service.
• Centraliser et analyser les informations nécessaires à la gestion des dossiers.
• Soutenir l’équipe dans la résolution des problèmes et le maintien de la qualité de service.
• Veiller à la bonne organisation du service et au respect des délais.

Votre profil

• Excellente maîtrise des outils informatiques et des procédures administratives.
• Bonne connaissance du fonctionnement d’une ASBL et des instances organisationnelles.
• Rigueur et autonomie dans la gestion des tâches.
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion.

• Expérience en encadrement d’équipe.
• Capacité à planifier, organiser et motiver une équipe.
• Sens de la communication et aptitude à échanger avec les différents services.
• Capacité à synthétiser et transmettre les informations essentielles.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un CDI temps plein.
• Un poste clé avec des responsabilités variées.
• Un environnement dynamique et collaboratif.
• Une mission valorisante au sein d’un service en pleine évolution.