Contexte

Le Secrétariat général de l'enseignement catholique (SeGEC) est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion de la réception, l’accueil des visiteurs et un support administratif et logistique aux services généraux.

Si vous êtes passionné(e) par le service à la clientèle, l'organisation et le soutien administratif, cette opportunité est faite pour vous !

Missions

Dans le cadre de vos missions, vous serez le premier interlocuteur des visiteurs et des utilisateurs des services du SeGEC.

Vous serez amené(e) à :

• Assurer l’accueil des visiteurs se présentant au SeGEC et leur mise en relation avec les autres services ;
• Répondre aux appels téléphoniques soit en apportant les réponses circonstanciées de première ligne, soit en orientant l’appel vers le service adéquat;
• Répondre aux demandes d’information, de soutien et d’accompagnement des utilisateurs des services et des outils de l’extranet du SeGEC ;
• Alimenter et mettre à jour la base de connaissances permettant aux collaborateurs de l’accueil d’assurer la qualité des réponses et du suivi des demandes des utilisateurs des services du SeGEC ;
• Gérer les demandes de réservation des locaux de réunions ;
• Assurer le tri du courrier entrant ;
• Assurer divers travaux administratifs et logistiques : rédaction, classement, encodage, préparation de salles de réunion, …

Profil souhaité

Conditions d’accès au poste

• Être en possession d'un diplôme de niveau CESS, Bachelier ou AESI maximum
• Être dans les conditions d’accès à un emploi APE (Aide à la promotion de l’Emploi) ; être domicilié(e) en Région wallonne et être inscrit en tant que demandeur d’emploi au Forem.

Compétences recherchées

• Faire preuve d’un intérêt pour le contact avec le public ;
• Courtoisie, tact et diplomatie ;
• Avoir des capacités d’analyse des demandes d’informations des utilisateurs, d’en identifier l’essentiel afin de trouver la réponse ou la solution adéquate ;
• Être orienté(e) service ;
• Avoir d’excellentes capacités d’écoute, d’empathie et de compréhension ;
• Aisance en communication écrite et orale (orthographe, esprit de synthèse) ;
• Sens de l’organisation ;
• Agir avec méthode, avoir le sens de l’initiative et faire preuve de débrouillardise ;
• Être prêt(e) à travailler en équipe, dans des horaires adaptés aux besoins d’accueil et de réception des appels (entre 9h30 et 17h30) ;
• Éthique, loyauté, fiabilité et discrétion sont des valeurs particulièrement fortes à vos yeux ; 

Nous offrons

• Un contrat APE à temps plein avec une entrée en fonction le plus rapidement possible ;
• Des tâches variées dans une organisation non-marchande dynamique qui fonctionne sur un mode collaboratif ;
• Des opportunités de formation continue pour vous aider à développer vos compétences ;
• Une accessibilité aisée via les transports en commun ;
• Des chèques-repas.