Description de l’asbl

Le CFIP, Centre pour la formation et l’intervention psychosociologiques (asbl) situé à Woluwe-Saint-Lambert, est un centre de formation, de consultance et de coaching spécialisé dans la gestion des organisations et des ressources humaines, qui rassemble une cinquantaine d’intervenants ainsi qu’une équipe interne composée d’une dizaine de personnes. 

Le CFIP est constitué :

• d’une Ecole de formation et de coaching ouverte à un large public de professionnels débutants ou expérimentés, de tous niveaux hiérarchiques au sein de leurs organisations,
• d’un Centre d’intervention, d’accompagnement et de conseil auprès de cadres et de dirigeants d’organisations : services publics, entreprises, associations, institutions sociales, éducatives, hôpitaux,…

Sa mission est de promouvoir conjointement l’efficacité et la créativité des organisations et le développement des personnes, des cadres et des responsables, des différents secteurs de la société. Le CFIP soutient en ce sens, le développement des compétences, la valorisation des différences, la promotion d’une autonomie responsable et critique, ainsi que l’inclusion dans les équipes de travail et de direction.

Dénomination du poste

Assistant(e) d’accueil et administratif(ve) H/F/X

Missions

La fonction se compose de trois missions principales :

(1) l’accueil (téléphonique et direct) au sein de notre centre de formation

(2) assurer la gestion administrative et logistique de nos formations programmées courtes

(3) assurer la gestion de l’économat

Les responsabilités sont déclinées comme suit :

-Accueil (téléphonique et direct) des visiteurs, clients et participants 

• Assurer la gestion de la boîte mail secretariat.be
• Prendre en charge les appels téléphoniques, et la gestion des courriers/courriels entrants/sortants, etc.
• Assurer l’accueil des visiteurs, clients et participants aux formations programmées, etc.

-Gestion de l’économat

• Assurer la gestion des stocks cafétéria/administration/Bureau/imprimante, etc.

-Gestion administrative et logistique des formations programmées courtes

• Assurer la gestion de la boîte mail formation.be ;
• Gérer les inscriptions des participants aux formations programmées courtes ;
• Gérer la logistique et le suivi des formations programmées courtes ;
• Assurer la facturation, vérifier les paiements et lancer les rappels de facturation si nécessaire ;
• Répondre aux demandes des participants/prospects quant aux demandes et questions relatives aux formations programmées ;
• Assurer le lien et la transversalité entre formateurs du CFIP.

Positionnement

L’employé·e

• sera intégré·e au sein d’une équipe de 5 personnes. 
• dépendra fonctionnellement de la Responsable des Formations Programmées – Communication, hiérarchiquement du Responsable des Ressources Humaines

Profil recherché

Niveau d’étude : Bachelor (B) maximum.

Habitant de préférence en région bruxelloise (Est de Bruxelles) pour des raisons évidentes de trafic ; la personne devra impérativement être présente à 8h30 pour accueillir nos participants.

Compétences requises

• Faire preuve d’une grande capacité à la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (excellente orthographe) ;
• Démontrer une réelle faculté d'organisation et une bonne capacité d'adaptation ;
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Office) et de communication (Outlook) ;
• Compétences linguistiques : Français (requis)
  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)
• Expérience préalable avec des outils de gestion digitale (CRM) serait un plus.

Qualités exigées

• Capable de travailler de manière autonome, tout en respectant l’esprit d’équipe ;
• Etre proactif ;
• Etre structuré et organisé ;
• Avoir une sensibilité pour le monde de la formation dans les secteurs public et associatif.

Bénéficier d'une expérience professionnelle réussie dans une fonction similaire de minimum de 3 ans. 

Réussir les épreuves de recrutement.

Être disponible pour une prise de fonction idéalement à partir du 15 mai 2025.

Offre

• Un contrat à durée indéterminée, sous conditions ACS
• Temps de travail : +/- Mi-Temps, soit 21h/semaine

Horaire : Idéalement, du lundi au vendredi, de 8h30 à 13h30 (Alternative possible : 8h30 à 12h30)

• Ambiance de travail conviviale;
• Salaire de 1.350, - € brut/mois pour un mi-temps (à négocier en fonction du profil). Le salaire est basé sur notre convention collective.
• Nombreux avantages extra-légaux :

• Chèque repas de 8€/jour presté (-1.09 €),  soit un net 6.91€/jour presté
• Abonnement GSM "Belcenter"
• DKV : pour l'employé.e et sa famille (conjoint + enfants)
• VIVIUM : assurance groupe cotisée par l'employeur : 5% du brut x 12 mois
• Salaire + Pécule de vacances + 13^ème mois + remboursement des frais de déplacement (selon la législation)
• Congé 
• 4 semaines de vacances (légaux)
• 1 semaine supplémentaire de vacances (extra-légaux)
• 1 semaine en août (vers le 15 août)
• 1 semaine en fin d'année (entre noël et nouvel-an)

Lieu de travail

avenue Louis Gribraumont 153, 1200 Woluwe-Saint-Lambert