La HE Vinci est à la recherche d'un support (gestionnaire) administratif de département (H/F/X) à temps partiel à raison d'une charge de 80%.

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L'emploi des termes masculins est épicène.

Appel à candidature interne et externe

Il s'agit d'une attribution à durée déterminée qui s'oriente dans une perspective pérenne.

Objectif de la fonction

Le gestionnaire administratif de département a pour objectif d'apporter une aide administrative et logistique au chef de département dans l'exercice des différents axes de sa mission et de l'échéancier académique.

Le candidat sera appelé à travailler pour deux départements localisés respectivement sur le campus de Woluwe (Mounier 84) pour la formation Bachelier en Ergothérapie et sur le campus d'Ixelles (Tilleuls) pour la formation Bachelier en Psychomotricité.

Description de la fonction

La description de la fonction n'est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l'évolution constante des besoins des équipes pédagogiques. Plus particulièrement, en termes d'aide administrative et logistique, vos tâches sont susceptibles de couvrir les spécificités suivantes :

- Gestion de rendez-vous et coordination d'agendas ;
- Préparation et constitution de dossiers ;
- Prises de notes, établissement de PV, suivi et communication de décisions prises ;
- Classement de dossiers ;
- Saisie et mise en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, ...) ;
- Réalisation de mailings ;
- Saisie et mise à jour des bases de données ;
- Appui à l'organisation d'évènements internes (jurys, commissions de recrutement, réunions) ou externes ;
- Diffusion d'informations aux étudiants et aux enseignants ;
- Appui à l'organisation logistique des évaluations (contribution à la préparation des horaires, des copies et des surveillances, ...) ;
- Appui à l'organisation des proclamations ;
- Appui à la gestion des stages : (suivi des partenariats, préparation et suivi des dossiers et rapports, ...).

Profil souhaité (diplôme et expériences professionnelles requis)
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier de préférence dans une orientation administrative ;
- Vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d'une équipe de travail ;
- Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office ;
- Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout.

Compétences et qualités requises
- Sens du service pour répondre aux besoins ;
- Faire preuve d'organisation, de rigueur et de dynamisme ;
- Très bonnes compétences communicationnelles tant à l'écrit qu'à l'oral ;
- Souplesse face aux urgences et dans l'approche de la fonction ;
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau ;
- Flexibilité horaire lors de certaines périodes clés de l'année académique (sessions d'examens, rentrée académique notamment)

Autres précisions
- Date d'entrée en fonction : dès que possible ;
- Régime de travail : temps partiel de 80%, soit 30h24min/semaine ;
- Lieu de travail : campus d'Ixelles et de Woluwe ;
- Horaire attendu : prestations réparties sur 5 jours/semaine - dont à priori les lundi et vendredi sur le campus de Woluwe et le jeudi sur le campus d'Ixelles ;
- Fonction éligible au télétravail s'élevant, compte tenu du régime de travail, à 2 jours par semaine ;
- Fonction exercée sous l'autorité fonctionnelle du chef de département et sous l'autorité hiérarchique de la Direction du Secteur de la santé ;
- Type de contrat : contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée (orientation pérenne).