Description - Responsabilités et missions

Il est attendu du Coordinateur financier et administratif qu'il :

● développe une vision stratégique financière de l'association à court, moyen et long terme ;
● assure la gestion des aspects financiers et administratifs quotidien de l'association.

Pour accomplir ces missions le Coordinateur financier et administratif tiendra compte :

● de la complexité des modalités de gestion liées au caractère poly-subventionné de l'association ;
● de la volonté de développement de fonds propres garantissant à l'association une certaine autonomie sur son positionnement sociopolitique et sur les enjeux liés à ses missions.

Pour accomplir ces missions, le Coordinateur financier et administratif travaillera sous l'autorité et la concertation de la direction, en collaboration directe avec l'équipe administrative et financière, et ce, dans une perspective de soutien et de coopération réciproque avec les Coordinateurs de secteurs.

Le Coordinateur financier et administratif devra, notamment :

● Entretenir des contacts réguliers avec les différents pouvoirs subsidiant, administrations, et fédérations professionnelles
● Organiser et assurer le contrôle interne du respect des budgets et de l'utilisation des ressources conformément aux procédures existantes.
● Garantir le respect des obligations et contraintes que rencontrent l'association (protection au travail, rapports financiers, rapports d'inspection ,..)
● Coordonner l'équipe comptable et administrative

Responsabilités Processus financiers :

● Saisir et intégrer la complexité des modalités liées au poly-subventionnement
● Maîtriser les dossiers des pouvoirs subsidiants, en termes d'arrêtés ministériels, d'agréments ou d'autres textes afin d'en assurer une justification financière règlementaire
● Suivre les opérations comptables et financières et contrôle des pratiques financières internes
● Développer des outils de contrôle financier, organiser et assurer le contrôle interne du respect des budgets, gestion de la trésorerie, facturation
● Coordonner l'encodage de ces différentes justifications au sein des différentes plateformes numériques
● Articuler ce travail de compréhension en le transposant avec les équipes comptables, administratives et pédagogiques afin d'assurer l'articulation des données et la cohérence des dossiers
● Proposer une vision stratégique financière de l'association à court, moyen et long terme
● En collaboration avec la direction, proposer, optimiser, exécuter et suivre les budgets en conformité avec les prescrits légaux et les contraintes des pouvoirs subsidiants, notamment au moyen de tableaux de bord adéquats, comptabilité analytique
● Soutenir le travail pédagogique sur les montages budgétaires des différents projets en cours ou à venir, en analyser la pertinence et transférer les informations aux divers Coordinateurs de secteurs
● Assurer le respect des différentes législations applicables à la structure et assure une veille juridique sur ces matières (CSA, Comptabilité ,...) en collaboration avec le réviseur
● Développer une stratégie de gestion basée sur le développement de fonds propres garantissant à l'association une certaine autonomie sur son positionnement sociopolitique et sur les enjeux liés à ses missions

Responsabilités Processus administratifs

● Coordonner, respecter les prescrits réglementaires en matière de législation du travail, de prévention, protection, bien-être au travail, incendie, etc.
● Coordonner la gestion des aspects administratifs liés au personnel (états de prestation, fiches de paie, congés, contact avec le secrétariat social, etc.).
● Assurer le respect des différentes législations applicables à la structure et assure une veille juridique sur ces matières (législation sociale, marchés publics,...)
● Assurer le bon suivi administratif des dossiers de subventionnement en lien avec les Coordinateurs des secteurs (délais, pièces probantes, dispacthing boîte mail subsides)
● Coordonner les contacts avec les fournisseurs et les prestataires de service externes (Assurances, Mutuelles, Médecine du Travail, différents Corps de métiers, ...)
● Assurer le respect de la législation des ASBL (publications légales)
● Assurer les contacts externes concernant la fonction tel que le contact avec les pouvoirs subsidiants, les fédérations, les ministères, les mécènes, etc.
● Développer et assurer le bon déroulement des processus interne d'administration
● Assurer le suivi de la gestion courante de gestion et de maintenance des bâtiments