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Commune d'Auderghem - Assistant·e administratif·tive - Service population - Alterjob

Assistant·e administratif·tive - Service population (h/f/x)

Commune d'Auderghem
Administration locale d'Auderghem
Description
La commune d'Auderghem recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (niveau C) - Service Population

DESCRIPTION DE LA FONCTION

L'assistant administratif est affecté au guichet « Population » dont les activités principales sont :

● Effectuer les changements d'adresse ;
● Délivrer des certificats et extraits ;
● Commander et délivrer des cartes d'identités et des titres de séjour ;
● Commander et délivrer des passeports ;
● Commander et délivrer des permis de conduire.
● Fonctionner au sein d'une équipe, les décisions sont prises en concertation avec le responsable de service, hormis dans les dossiers dont la gestion vous est déléguée.
● Contribuer au bon fonctionnement de l'administration en collaborant à une gestion rigoureuse, qualitative et professionnelle des demandes traitées par le service.
● Avoir constamment à l'esprit que vous véhiculez l'image de marque de l'administration envers les citoyens pour qui vous constituez généralement le (premier) contact.

MISSIONS

L'agent administratif effectue principalement des missions de deux types : aux guichets et hors guichets,

Un accueil au guichet:

● Fournir les renseignements les plus précis et complets possibles, au cas par cas, à des personnes qui souhaitent,
● changer d'adresse (que le changement se réalise à partir d'une autre commune ou au sein même de la commune),
● se voir délivrer des certificats et extraits des registres de la Population,
● obtenir des documents spécifiques tels que :
    . prise en charge touristique ou relatif aux étudiants étrangers
    . copies conformes
    . légalisation de signature
    . document de départ en vue de s'établir à l'étranger (modèle 8)
    . autorisations parentales
    . certificat d'identité pour les enfants de moins de 12 ans (étrangers)
● Pour le service Passeports - Permis de conduire - Carte d'identité électronique, le travail consiste via l'utilisation de programmes spécifiques (Saphir Population - Permis de conduire (Mercurius) -Passeports (Belpass) ainsi que du logiciel BELPIC à la gestion des cartes électroniques et titre de séjour (demandes, renouvellement, code pin,...).

En dehors des heures de service au guichet :

● Gérer les retours d'enquête d'inscription des inspecteurs de quartier en vue de leur collecte au niveau du registre national,
● Gérer les demandes de radiation d'office proposées par les inspecteurs de quartier et soumettre ces dernières aux séances du collège via l'application BOSecrétariat,
● Gérer les demandes du public qui s'adresse à l'administration via l'application Irisbox pour la délivrance de leurs documents administratifs,
● Gérer le transmis des dossiers dans les autres communes lors de changements d'adresse (sorties),
● Gérer la transmission des documents soumis à la signature du Bourgmestre ou des Echevins,
● Gérer les communications téléphoniques et le courrier électronique,
● Préparation des convocations (ex : pour le renouvellement des cartes d'identité,...),
● Gestion des rappels.
Profil
Conditions contractuelles

● Grade : Assistant Administratif niveau C
● Section : Département Population
● Régime de travail : temps plein

Conditions d'accès :


● Par voie de recrutement :
   · Etre porteur du diplôme de fin d'études secondaires du degré supérieur ou d'un diplôme ou certificat reconnu équivalent ;    
   · Satisfaire à l'examen de recrutement

● Par voie de promotion :
  · compter une ancienneté de trois ans au moins au niveau D,
  · satisfaire à l'examen de promotion
  · Brevets linguistiques requis : niveau élémentaire (écrit et oral)

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES REQUISES (SAVOIR-FAIRE)

● Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration : comprendre les rouages, la structure et la culture de l'administration ainsi que les enjeux politiques, sociaux et économiques, pour produire des résultats ;
● Maîtriser les dispositions légales et réglementaires ;
● Posséder de bonnes qualités rédactionnelles ;
● Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Internet,..).


COMPÉTENCES ET QUALITÉS PERSONNELLES ET SOCIALES (SAVOIR-ÊTRE)

● Posséder un esprit de communication ;
● Etre apte à maîtriser les situations de crise ;
● Etre capable de résoudre des situations dans l'urgence et/ou inextricable en proposant des solutions ;
● Respecter la confidentialité des informations
● Etre impartial et humain ;
● Etre structuré et complet dans l'accomplissement des tâches administratives ;
● Etre confiant en son jugement et en ses capacités ;
● Savoir être emphatique vis-à-vis des différentes cultures auxquelles l'assistant est confronté et pouvoir expliquer les étapes nécessaires à la conclusion des différents dossiers.
● Gérer les priorités,
● Prendre des initiatives
Conditions
● Contrat CDI
● Un emploi varié avec des responsabilités et des apports personnels, un contrat à temps plein (contrat à durée indéterminée) avec de nombreuses possibilités de formation.
● Un salaire conforme aux barèmes de la fonction publique (pécule de vacances et prime de fin d'année), des chèques-repas, une assurance hospitalisation et la possibilité d'une prime de bilinguisme (via l'examen Selor). L'ancienneté utile est intégralement reprise.
● Participation aux frais d'abonnement des transports publics, abonnement gratuit à la STIB.
● Un régime de congé attractif.
Employeur
Commune d'Auderghem
Lieu de travail
Auderghem
Contrat
CDI 100%
Profil
CESS (secondaires supérieures)
Date ultime pour postuler
31/08/2022
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