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UCLouvain - Université catholique de Louvain - Secrétaire de recherche - SF 32846 - Alterjob
UCLouvain - Université catholique de Louvain
L'UCLouvain représente, sur ses 6 sites ( Louvain-la-Neuve, Bruxelles Woluwe, Mons, Tournai, Bruxelles Saint-Gilles et Charleroi), plus de 200 métiers, 6000 collaborateurs, dans les secteurs de l'enseignement, la recherche et l'administration.

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Partie 1 - Description
Contexte / Mission

La personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre Charles de Visscher pour le droit international et le droit européen (CeDIE), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l'Institut et de la Faculté.

Fonction

Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes :

● le secrétariat général : gestion du courrier, agendas, archivage, accueil téléphonique, copies, salles de réunion, catering, ... ;
● l'accueil des académiques, assistant·es, chercheurs·euses, étudiant·es, visiteurs·euses ; l'organisation de séjours et déplacements IN et OUT ;
● l'organisation logistique et administrative de manifestations scientifiques (colloques, conférences, séminaires, etc.) ;
● l'appui à la promotion des activités ;
● la gestion du site Internet, en collaboration avec l'éditrice de référence ;
● la rédaction de la newsletter ;
● la maintenance de bases de données (mailing lists, ...) ;
● l'aide à la rédaction de rapports ;
● l'aide à la préparation de l'édition des publications et à la réalisation de supports de séminaires et de cours (Abstract, Powerpoint, ...) ;
● la gestion des bureaux, du matériel (commandes achats et suivis) ;
● le traitement de l'information comptable en collaboration avec le gestionnaire logistique et comptable ;
● le suivi des contacts avec les services généraux compétents (Assurances, Auditoires, Administration de la recherche, etc.) ;
● le support logistique à l'enseignement : gestion de certains aménagements d'horaires, examens, avis aux valves, aide à l'organisation d'événements, etc.

Au sein de l'Institut, la plupart des secrétaires sont affectées tant à des tâches dites « de proximité » (ci-dessus) et qu'à des tâches dites « transversales » (services à tous les membres de l'Institut). Les tâches transversales pourraient notamment comprendre, en l'espèce, le soutien administratif à la gestion de l'Institut et à son président et/ou un apport aux activités de communication de l'Institut (site internet, newsletter, etc.).

L'engagement dans l'Institut implique ainsi une certaine mobilité, la personne recrutée pouvant être amenée à fournir des services au bénéfice de plusieurs entités de l'Institut.

Cette fonction est susceptible d'évoluer en fonction des besoins du service et de l'Institution.


Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique du Président de l'Institut JUR-I.
Employeur
UCLouvain - Université catholique de Louvain
Lieu de travail
Louvain-la-Neuve
Contrat
CDI 50%
Profil
CESS Bachelor
Date ultime pour postuler
03/10/2022
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