Bruxelles Formation est le Service public francophone en charge de la formation professionnelle à Bruxelles. Notre organisme propose un catalogue de plus de 350 formations gratuites pour les chercheurs d’emploi. Notre Service public emploie plus de 600 collaborateurs et dispose de 11 centres de formation répartis sur l’ensemble du territoire bruxellois, auxquels s’ajoute un centre d’information et de conseil au sein de la Cité des métiers de Bruxelles. Bruxelles Formation est aussi le régisseur de la formation professionnelle à Bruxelles, nous conventionnons des partenaires et créons des ponts avec les entreprises pour offrir des formations complémentaires, sur mesure, qui répondent aux besoins du marché de l’emploi. Avec nos Partenaires, nous formons plus de 20 000 personnes par an.

Les valeurs de Bruxelles Formation sont la satisfaction des stagiaires, la diversité, la collaboration, la reconnaissance et l’épanouissement du personnel, l’amélioration continue et la gestion du changement, la responsabilité sociétale et environnementale.

Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire.

Votre fonction

Vous exercez votre fonction au siège central (67 rue de Stalle à 1180 Uccle) au sein de la Direction Appui stratégique et transversal. Vous ferez partie d’une petite équipe.

Vous apportez un support administratif à la Directrice générale et au responsable de la Direction Appui stratégique et transversal en termes d’organisation du bureau, de gestion du temps, de suivi de dossiers et de réunions, de relations avec divers interlocuteurs.

Ceci demande une flexibilité de votre part quant aux horaires de travail.

Vous êtes également en charge du support administratif aux autres collaborateurs de la Direction Appui stratégique et transversal, en particulier des services Secrétariat général, Régie, Employeurs.

• Vous gérez l’organisation pratique des réunions liées à des instances de Bruxelles Formation (Comité de gestion, Comité de Direction, …) ;
• Vous gérez les agendas (alimentation et mise à jour de ceux-ci) ;
• Vous gérez les appels téléphoniques internes et externes ;
• Vous rédigez les mails et les courriers (sur la base d’instructions ou suite à la participation à des réunions) et les procès‑verbaux de réunions internes et externes ;
• Vous préparez des documents (ordres du jour, tableaux de suivi) ;
• Vous aidez à la gestion et au suivi des courriers entrants et sortants dans l’outil centralisé de Bruxelles Formation ;
• Vous assurez le suivi des décisions prises relatives aux dossiers et à la transmission des réponses des Directions / services apportées aux demandes de la Direction générale ;
• Vous préparez les réunions et les dossiers relatifs à la recherche d’informations nécessaires (gestion des aspects logistiques et pratiques liés à l’organisation des réunions pilotées par la Direction), en ce compris la création et la mise en forme de documents (Powerpoint, Excel, etc.) ;
• Vous organisez le classement papier et électronique de la Direction générale ;
• Vous assurez l’accueil des visiteurs et les divers contacts, tant externes qu’internes ;
• Vous gérez les bases de données de contacts externes et internes ;
• Vous assurez un soutien aux tâches de prévision et d’encodage budgétaire dans l’outil de gestion intégré de Bruxelles Formation ;
• Vous participez à l’organisation d’évènements au sein de Bruxelles Formation et avec des partenaires externes.

Vos compétences & connaissances

Vous disposez :

• d’une maîtrise de l’outil bureautique courant (Word, Excel, Access, Powerpoint, messagerie électronique, internet) et des outils collaboratifs (Microsoft 365, Teams, Google Suite, …),
• d’excellentes capacités rédactionnelles et de communication, ainsi que d’une excellente orthographe,
• d’un bon esprit d’analyse et de synthèse,
• d’une grande rigueur et d’un sens de l’organisation (respect des objectifs et des délais),
• de la capacité à travailler en équipe et de façon autonome,
• de la capacité à vous adapter à un environnement de travail varié,
• de la capacité à résister au stress et de flexibilité.

La discrétion, la confidentialité, l'assertivité et la ponctualité sont des qualités essentielles.

La connaissance du néerlandais constitue un atout.

Les conditions de recrutement

• avoir une excellente maîtrise orale et écrite du français,
• avoir une expérience d’assistant de direction de 2 ans,

• être titulaire d’un diplôme de bachelier ou diplôme de l’enseignement de type court « Assistant de direction »,

• soit être titulaire d’une certification professionnelle telle que figurant ci-dessous :

• Certificat d’apprentissage délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
• Diplôme de chef d’entreprise délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d’accès est le CESS,
• Diplôme de coordination et d’encadrement délivré par l’IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d’accès est le CESS,
• Certificat de compétences acquises en formation (CeCaf) délivré par un opérateur public de formation (Bruxelles Formation, IFAPME, le FOREM ou le SFPME) de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
• Titre de compétence délivré par le Consortium de validation des compétences de Niveau 5 CFC/CEC minimum.

Nous offrons

• Un CDI de 38 heures/semaine,
• Un travail plein de défis et d’opportunités au sein d’une institution bienveillante, au service de la formation pour les chercheurs d’emploi de la Région bruxelloise,
• Des opportunités de formation,
• Un salaire barémisé (sur une base de 2.886,26 € à l’indice actuel des prix à la consommation) ;
• 35 jours de congés annuels,
• Des lunch pass de 8 € par jour de travail,
• Le remboursement des frais de déplacement domicile-travail via les transports en commun,
• Un horaire flexible,
• Des possibilités de télétravail (sous certaines conditions).

L’ancienneté peut être valorisée à concurrence de 6 ans d’expérience dans le secteur privé (ou indépendant) et pour le total des années prestées dans le secteur public.

Processus de sélection (épreuves éliminatoires)

Après une présélection sur la base des dossiers de candidature (lettre de motivation & CV détaillé) :

1. Des épreuves informatisées portant sur vos connaissances techniques en lien avec la fonction (Test TOSA : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, MS 365).
2. Un entretien avec le jury.

Bruxelles Formation se réserve le droit d’ajouter, de supprimer ou de regrouper l’une ou l’autre épreuve.

Bruxelles Formation promeut la diversité au sein de ses équipes et garantit une procédure de sélection objective sans distinction d’âge, de sexe, d’origine, de conviction, de nationalité, de handicap, etc. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous en informer lors de votre candidature. Nous veillerons à vous faire participer aux sélections dans les meilleures conditions possibles.