Assistant·e Administratif·tive et Pédagogique (h/f/x)
Assistant·e Administratif·tive et Pédagogique (h/f/x)
INTERFACE3
INTERFACE3
L'ORGANISATION
Interface3 est le centre de référence à Bruxelles en matière de formations qualifiantes menant les femmes vers les métiers de l'informatique. Active depuis plus de 35 ans, l'asbl agit pour plus d'égalité entre les hommes et les femmes dans le monde professionnel. C'est dans cet esprit que son équipe forme, via des modules d'initiation, des préformations et des formations qualifiantes, 350 femmes demandeuses d'emploi par an et travaille en amont, avec les écoles afin de favoriser l'orientation des jeunes filles vers des métiers d'avenir, dont les métiers techniques.
Plus de 70% des femmes qui suivent une formation qualifiante chez Interface3 décrochent un emploi de qualité après leur formation. Chaque année c'est environ 180 entreprises qui prennent en stage nos apprenantes et 126 femmes qui trouvent un nouveau job en région bruxelloise en sortant d'Interface3. L'équipe est composée de 30 employé(e)s et de 50 à 70 formatrices et formateurs free-lance.
Véritable entreprise sociale, Interface3 est doté d'un Conseil d'Administration indépendant et collabore avec de nombreux partenaires. Des partenaires publics bien sûr tels que Bruxelles Formation, Actiris, la Cocof, le Digital Belgium Skills Fund, le département Emploi de la Région Bruxelles Capitale et le Fonds Social Européen, mais également des partenaires privés tels que les Fonds sectoriels de formation (Cefora), la Fondation Roi Baudouin, le réseau européen All Digital, Infrabel, Veolia, CapGemini, Fujitsu et encore bien d'autres.
Interface3 est le centre de référence à Bruxelles en matière de formations qualifiantes menant les femmes vers les métiers de l'informatique. Active depuis plus de 35 ans, l'asbl agit pour plus d'égalité entre les hommes et les femmes dans le monde professionnel. C'est dans cet esprit que son équipe forme, via des modules d'initiation, des préformations et des formations qualifiantes, 350 femmes demandeuses d'emploi par an et travaille en amont, avec les écoles afin de favoriser l'orientation des jeunes filles vers des métiers d'avenir, dont les métiers techniques.
Plus de 70% des femmes qui suivent une formation qualifiante chez Interface3 décrochent un emploi de qualité après leur formation. Chaque année c'est environ 180 entreprises qui prennent en stage nos apprenantes et 126 femmes qui trouvent un nouveau job en région bruxelloise en sortant d'Interface3. L'équipe est composée de 30 employé(e)s et de 50 à 70 formatrices et formateurs free-lance.
Véritable entreprise sociale, Interface3 est doté d'un Conseil d'Administration indépendant et collabore avec de nombreux partenaires. Des partenaires publics bien sûr tels que Bruxelles Formation, Actiris, la Cocof, le Digital Belgium Skills Fund, le département Emploi de la Région Bruxelles Capitale et le Fonds Social Européen, mais également des partenaires privés tels que les Fonds sectoriels de formation (Cefora), la Fondation Roi Baudouin, le réseau européen All Digital, Infrabel, Veolia, CapGemini, Fujitsu et encore bien d'autres.
Description
Description
Description de la fonction
1. Raison d'être de la fonction
L'assistant.e administratif.ve et pédagogique aura pour mission d'assister la direction et les responsables pédagogiques (3 personnes au total) dans la gestion quotidienne des tâches administratives et pédagogiques du département Formation ainsi que dans la préparation des données nécessaires au reporting des activités menées, auprès des financeurs.
2. Tâches principales
· Support administratif pour le suivi des participantes : préparer les documents administratifs lors de l'entrée en formation, compléter les attestations, suivi des accidents en formation, déclaration de créance INAMI, back up pour la réalisation des contrats de formation et de stage.
· Aide au reporting : collecte des données des participantes pour les financeurs (statuts, emplois, données personnelles,...), réalisation de tableaux de prestations “timesheets”, suivi de la procedure qualité mise en œuvre en vue de l'obtention du Certificat d'acquisition des compétences en formation, ...
· Aide à la mise en œuvre des procédures GDPR.
· Suivi des évaluations des formations : veiller à la réalisation des évaluations des formations par les tuteurs ainsi que celles des participantes par les formateurs.
· Renforcement du lien avec les entreprises qui accueillent des participantes en stage (envoi de mails de remerciements après chaque stage par ex.).
· Aide pour l'encadrement des formatrices.teurs externes :
o Accueillir les nouveaux formatrices.teurs externes, en collaboration avec le service accueil.
o Fixer les évaluations des formateurs externes.
o Aider à la mise à jour des documents pédagogiques sur Teams.
· Aide pour l'encadrement des formatrices.teurs internes :
o Préparer les différents tableaux d'occupation des différentes formatrices/coordinatrices de formation.
o Rassembler les évaluations des stagiaires au sujet du staff pédagogique interne.
o Vérifier la mise à jour des cahier des objectifs de chaque formation.
· Support pour la gestion du département langues et son responsable :
o Aider à l'organisation des épreuves administratives pour la formation Collaboratrice administrative (préparation dossier papier, mise en page des questions, encodage des résultats, rapports de déliberation, ...).
o Bloquer les rendez-vous pour les visites de stage.
o Aider pour l'organisation et la mise en oeuvre des cours de langues (pour les participantes et pour le staff).
· Aide pour l'organisation d'événements ponctuels (avec les participantes, avec les formateurs externes,...) avec les autres responsables de département et l'équipe pédagogique.
1. Raison d'être de la fonction
L'assistant.e administratif.ve et pédagogique aura pour mission d'assister la direction et les responsables pédagogiques (3 personnes au total) dans la gestion quotidienne des tâches administratives et pédagogiques du département Formation ainsi que dans la préparation des données nécessaires au reporting des activités menées, auprès des financeurs.
2. Tâches principales
· Support administratif pour le suivi des participantes : préparer les documents administratifs lors de l'entrée en formation, compléter les attestations, suivi des accidents en formation, déclaration de créance INAMI, back up pour la réalisation des contrats de formation et de stage.
· Aide au reporting : collecte des données des participantes pour les financeurs (statuts, emplois, données personnelles,...), réalisation de tableaux de prestations “timesheets”, suivi de la procedure qualité mise en œuvre en vue de l'obtention du Certificat d'acquisition des compétences en formation, ...
· Aide à la mise en œuvre des procédures GDPR.
· Suivi des évaluations des formations : veiller à la réalisation des évaluations des formations par les tuteurs ainsi que celles des participantes par les formateurs.
· Renforcement du lien avec les entreprises qui accueillent des participantes en stage (envoi de mails de remerciements après chaque stage par ex.).
· Aide pour l'encadrement des formatrices.teurs externes :
o Accueillir les nouveaux formatrices.teurs externes, en collaboration avec le service accueil.
o Fixer les évaluations des formateurs externes.
o Aider à la mise à jour des documents pédagogiques sur Teams.
· Aide pour l'encadrement des formatrices.teurs internes :
o Préparer les différents tableaux d'occupation des différentes formatrices/coordinatrices de formation.
o Rassembler les évaluations des stagiaires au sujet du staff pédagogique interne.
o Vérifier la mise à jour des cahier des objectifs de chaque formation.
· Support pour la gestion du département langues et son responsable :
o Aider à l'organisation des épreuves administratives pour la formation Collaboratrice administrative (préparation dossier papier, mise en page des questions, encodage des résultats, rapports de déliberation, ...).
o Bloquer les rendez-vous pour les visites de stage.
o Aider pour l'organisation et la mise en oeuvre des cours de langues (pour les participantes et pour le staff).
· Aide pour l'organisation d'événements ponctuels (avec les participantes, avec les formateurs externes,...) avec les autres responsables de département et l'équipe pédagogique.
Profil
Profil
- Vous êtes titulaire d'un Bachelor en lien avec la fonction.
- Vous disposez d'une expérience probante dans une fonction similaire.
- Vous maitrisez les outils de bureautique (Word, Excel, ...) et la suite Office 365.
- Vous maîtrisez le français et avez une bonne connaissance professionnelle du néerlandais. L'anglais est un plus.
- Des connaissances et une affinité pour la problématique de l'égalité entre les femmes et les hommes sur le marché du travail sont un plus.
Qualités personnelles :
- Esprit de synthèse et logique.
- Organisé, précis et rigoureux.
- Gestion du stress et des priorité.
- Proactif, sens de l'initiative.
- Respect des valeurs d'Interface3 : inclusivité, égalité femmes-hommes, bienveillance, honnêteté et transparence.
- Vous disposez d'une expérience probante dans une fonction similaire.
- Vous maitrisez les outils de bureautique (Word, Excel, ...) et la suite Office 365.
- Vous maîtrisez le français et avez une bonne connaissance professionnelle du néerlandais. L'anglais est un plus.
- Des connaissances et une affinité pour la problématique de l'égalité entre les femmes et les hommes sur le marché du travail sont un plus.
Qualités personnelles :
- Esprit de synthèse et logique.
- Organisé, précis et rigoureux.
- Gestion du stress et des priorité.
- Proactif, sens de l'initiative.
- Respect des valeurs d'Interface3 : inclusivité, égalité femmes-hommes, bienveillance, honnêteté et transparence.
Conditions contractuelles
Conditions contractuelles
- Un CDI temps partiel - 9/10ème .
- Une rémunération selon la grille salariale de la CP 329.02 qui tient compte du niveau d'études et de l'expérience valorisable.
- Une formation continue dans une équipe dynamique.
- Un travail dans une ASBL reconnue et ayant un impact sociétal fort.
- Une rémunération selon la grille salariale de la CP 329.02 qui tient compte du niveau d'études et de l'expérience valorisable.
- Une formation continue dans une équipe dynamique.
- Un travail dans une ASBL reconnue et ayant un impact sociétal fort.
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