UCLouvain - Université catholique de Louvain - Gestionnaire administratif·ve des stages - SF 23953 - Alterjob
Gestionnaire administratif·ve des stages - SF 23953 (h/f/x)
UCLouvain - Université catholique de Louvain Louvain-la-Neuve CDI 60% Deadline le 26/01/2020
UCLouvain - Université catholique de Louvain
L'UCLouvain représente, sur ses 6 sites ( Louvain-la-Neuve, Bruxelles Woluwe, Mons, Tournai, Bruxelles Saint-Gilles et Charleroi), plus de 200 métiers, 6000 collaborateurs, dans les secteurs de l'enseignement, la recherche et l'administration.
Contexte et fonction
Sous la direction du responsable administratif de faculté, le/la titulaire assurera la gestion administrative des stages en kinésithérapie (0.4 EFT).
Sous la direction de la responsable du Laboratoire de physiologie et de biomécanique de la locomotion, le/la titulaire assurera des activités de support administratif à la gestion du Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion (0.2 EFT).

Fonction

- Gestion administrative des stages des étudiants en kinésithérapie et réadaptation (600 étudiants) :

° La tenue de tous les documents nécessaires à la constitution du dossier des étudiants·es : carnet de stage, formulaire d'inscription, mails significatifs ....
° La préparation et la participation aux réunions d'information à destination des étudiants·es et à la réunion d'information annuelle.
° L'appui à la constitution des grilles de stages pour les étudiants·es, collecte des évaluations de stages des maîtres de stages et des étudiants·es, encodage des données relatives aux stages
° La tenue à jour du fichier Filemaker « lieux de stages » et mise à jour de la page dédiée aux stages sur le site internet de la faculté.

- Support administratif à la gestion de Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion :

° Support à la gestion des budgets et à la comptabilité: commandes, gestion des stocks, traitement des notes de frais des membres de l'unité, encodage dans SAP.
° Support à l'organisation des cours : gestion des pages Moodle, aide à la gestion des groupes et des présences des étudiants·es pour les cours avec des TP ou cours pratiques, support à la rédaction des notes de cours,...
° Support à l'organisation de la recherche
° Gestion de l'agenda commun des académiques de l'unité
° Gestion du courrier
Profil
- Diplôme de niveau bachelier en secrétariat, et/ou avec expérience dans l'enseignement ou dans un service administratif, de préférence avec spécialisation (exemple : gestionnaire administratif de dossiers étudiants ou juridiques, gestionnaire commercial de dossiers clients).
- Une certaine expérience dans SAP et FileMaker est assurément un plus.
- Maîtrise évolutive des outils informatiques bureautique (suite Office : Word, bon niveau dans Excel, etc ; Internet, messagerie) et facilité à acquérir la maîtrise d'autres logiciels (applications UCLouvain : Drupal, EPC, OSIS, base de données : FileMakerPro, etc).
- Ouverture à l'apprentissage de nouvelles techniques, nouveaux outils.
- Capacité de gestion du temps et des priorités : capacité à travailler dans l'urgence et respect des contraintes liées au calendrier académique
- Aptitude en rédaction, disponibilité et capacité de communication
- Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité, très grande discrétion
- Capacité à travailler en équipe
- Autonomie, polyvalence et pro-activité
- Respect des procédures
Conditions et contrat
- Pour la Faculté des sciences de la motricité (FSM), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
- Site principal : Louvain-la-Neuve
- Contrat à temps partiel (60%) pour une durée indéterminée
- Entrée en fonction : dès que possible (àpd mi-février)
Procédure pour postuler
Merci de bien vouloir postuler en ligne à l'annonce 23953 sur notre site : https://jobs.uclouvain.be/PersonnelAdministratif/go/UCLouvain-Personnel-administratif-et-technique/3272401/
Employeur
UCLouvain - Université catholique de Louvain
Lieu de travail
Louvain-la-Neuve
Contrat
CDI 60%
Profil
Graduat/Bachelor
Date ultime pour postuler
26/01/2020
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