Hôpitaux IRIS Sud - Secrétaire de Direction financière - site Etterbeek-Baron Lambert - Alterjob
Secrétaire de Direction financière - site Etterbeek-Baron Lambert (h/f/x)
Hôpitaux IRIS Sud Etterbeek CDI 100% Deadline le 19/09/2019
Hôpitaux IRIS Sud
Les Hôpitaux Iris Sud (HIS) sont un établissement hospitalier membre du réseau des hôpitaux publics bruxellois IRIS. Les 4 sites HIS sont répartis dans le Sud de Bruxelles (Joseph Bracops à Anderlecht, Molière Longchamp à Forest, Etterbeek-Ixelles à Ixelles et Etterbeek-Baron Lambert à Etterbeek).

HIS compte 610 lits et occupe 2000 personnes, dont une majorité de personnel soignant et plus de 200 médecins qui oeuvrent, au quotidien, à une prise en charge pluridisciplinaire et proche du patient.

Résolument neutre, l'approche est centrée sur le respect de la personne dans son individualité et prend en compte la famille et l'entourage. Toutes les spécialités sont représentées au sein d'HIS.
Contexte et fonction
Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent, pour la Direction Financière, situé sur le site Etterbeek-Baron Lambert à Etterbeek, un Secrétaire de direction / Assistant de direction (h/f) pour un contrat à durée indéterminée, à temps plein.

VOTRE FONCTION

En tant que Secrétaire de la Direction Financière, vous aurez pour mission principale d’assurer la gestion et l’organisation administrative du département tout en étant la personne de confiance du Directeur Financier. Ce département d’environ 45 personnes comprend 3 services: la Gestion Administrative du Patient, la Comptabilité et le Contrôle de Gestion.

Sous la responsabilité du Directeur Financier, vous serez amené à :

- Gérer l’agenda (réunion, déplacement, rendez-vous) du Directeur Financier et de ses collaborateurs directs

- Prendre connaissance du courrier (papier et emails du Directeur), préparer la correspondance et assurer un premier suivi

- Classer toute la correspondance et les informations pertinentes ainsi que les dossiers nécessaires au bon fonctionnement de la Direction Financière

- Organiser et participer à des réunions de la Direction Financière en établir le compte rendu et le relevé de conclusions et en assurer le suivi

- Organiser et participer à des réunions institutionnelles (telles que la Commission Financière et le Comité de Concertation des Kinésithérapeutes), en établir l’ordre du jour, faire la récolte des informations et la préparation des supports, le compte rendu ou le relevé de conclusions et en assurer le suivi

- Assurer le suivi des dossiers et des missions confiées par le Directeur Financier

 

En collaboration étroite avec la Secrétaire du Directeur Médical avec qui vous réalisez un binôme, vous serez amené à :

- Assurer le suivi des conventions des paramédicaux (logopède, psychologue, neuropsychologue, etc.) et kinésithérapeutes. Dans ce cadre, vous aurez comme mission de :

-          Rassembler les documents administratifs

-          Rédiger la convention

-          Accueillir les nouveaux engagés pour la signature de la convention

-          Mettre à jour les bases de données et scanner les documents

-          Aider au suivi des dossiers et à  l’établissement des conventions avec le service juridique

- Assurer un rôle de back-up de la secrétaire médicale pendant ses congés et créer un binôme fonctionnel

- Assurer une permanence téléphonique pour le secrétariat de Direction

- Accueillir les visiteurs
Profil
VOTRE PROFIL

Votre formation :

- Vous êtes titulaire d’un Bachelor (secrétariat de direction, droit, ressources humaines, …)

Vos expériences et connaissances :

- Vous disposez d’une expérience réussie de 3 années dans une fonction de secrétaire de direction ou dans une fonction similaire

- Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office)

- Vous disposez d’une très bonne connaissance de la seconde langue nationale


Vos compétences :

- Vous êtes rigoureux et rapide lors de l’exécution de vos tâches

- Organisé, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines

- Vous appréciez travailler avec des notions financières et vous êtes à l’aise avec les chiffres

- Vous êtes doté de solides capacités rédactionnelles et d’une bonne orthographe

- Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration

- Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives

- Doté d’un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l’accueil

- Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité
Conditions et contrat
NOTRE OFFRE

- Un contrat temps plein (38h/semaine) à durée indéterminée

- Une échelle barémique du secteur public et des avantages extra légaux :

    -des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS

    -des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros

   -une intervention (80%) dans les frais de transport en commun et indemnités vélo

   -une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)

   -24 jours de congés légaux et 5 à 6 jours de congés extra-légaux

- Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail stimulant et dynamique

- Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle
Procédure pour postuler
VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOTRE EQUIPE ?

Postulez avant le 19 septembre 2019 en complétant notre formulaire de candidature en ligne www.his-izz.be (onglet offre d’emploi).

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Thérèse CAPIAU, HR Partner recrutement, au 02/739.87.60.

Seules les candidatures envoyées via notre site Internet seront prises en compte.
Employeur
Hôpitaux IRIS Sud
Lieu de travail
Etterbeek
Contrat
CDI 100%
Profil
Bachelor (secrétariat de direction, droit, ressources humaines, ...).
Date ultime pour postuler
19/09/2019
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