UCLouvain - Université catholique de Louvain - Assistant·e administratif·ve - SF 21541 - Alterjob.be
UCLouvain - Université catholique de Louvain
L'UCL représente, sur ses 6 sites ( Louvain-la-Neuve, Bruxelles Woluwe, Mons, Tournai, Bruxelles Saint-Gilles et Charleroi), plus de 200 métiers, 5000 collaborateurs, dans les secteurs de l'enseignement, la recherche et l'administration.
Contexte et fonction
Contexte / Mission

La Fondation Louvain soutient les missions de l'UCL en détectant et développant des projets stratégiques pour l'Université et en trouvant les financements indispensables à la réalisation de ces projets.
Elle a pour objet de mobiliser des donateurs privés et institutionnels ainsi que développer des collaborations avec des entreprises, permettant ainsi à l'Université de poursuivre ses nombreux développements dans le cadre de ses activités de recherche, d'enseignement et de service à la société.

Fonction

Au sein de la Fondation Louvain, sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général de la Fondation, l'assistant·e administratif·ve remplira les missions et tâches suivantes :

- Assurer le point d'entrée (accueil, accueil téléphonique) de la Fondation pour les différents publics externes (donateurs privés, responsables d'entreprises, testataires et notaires, fournisseurs et prestataires de services) et internes (administration centrales, facultés, instituts de recherche, autorités et conseil d'administration)
- Apporter un soutien administratif au secrétaire général et aux membres de l'équipe
- Prendre en charge l'organisation logistique des évènements organisés par la Fondation (environ 30 évènements /an)
- Coordonner les agendas et contribuer à l'organisation des réunions et des prises de rendez-vous du Secrétaire Général et des membres de l'équipe
- Assurer le suivi des signatures de conventions
- Réaliser l'encodage des paiements
- Rédiger et gérer l'envoi des courriers et des mailings, en assurer les suivis, notamment avec le cabinet du recteur
- Gérer les commandes et les stocks des fournitures de bureau
Profil
- Diplôme de niveau baccalauréat (graduat) en secrétariat de direction, gestion administrative ou expérience de plusieurs années dans une fonction similaire
- Excellente maîtrise des outils informatiques de bureautique (principalement outlook, word, excel), de présentation (powerpoint, mind mapping, ...) et d'organisation (doodle, dropbox, ...)
- Familiarisé avec la mise en page sur le web et le CMS Drupal
- Excellente maîtrise écrite de la langue française (orthographe et capacité rédactionnelle)
- Expérience en organisation d'évènements (aspects logistiques)
- Compétences en gestion administrative : prise de notes et rédaction de PV, rédaction et mise en page de courriers, gestion de mailing, gestion de base de données, publipostage
- Capacité à assurer un suivi comptable (suivi de budgets, encodage de facture, vérification de paiements)
- Une maîtrise de l'anglais (parlé et écrit - min. B2)
- Excellentes capacités de communication interpersonnelles orale et écrite avec un sens développé de l'accueil.
- Très bonnes capacités organisationnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d'initiative, dynamisme, autonomie et pro-activité
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion et respect de la confidentialité

Sont considérés comme des atouts :

- Une connaissance du milieu universitaire et de l'UCL en particulier
- Une connaissance du néerlandais

Cette fonction demande une certaine flexibilité des horaires : des prestations tôt le matin (7h) ou en soirée sont parfois requises dans le cadre de l'organisation des évènements.
Conditions et contrat
- pour l'Administration des relations extérieures et de la communication (AREC), recherche, pour la Fondation Louvain
- sur le site de Louvain-La-Neuve
- contrat : temps plein pour une durée indéterminée
- entrée en fonction : dès que possible
Cliquez ici pour savoir comment
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Employeur
UCLouvain - Université catholique de Louvain
Lieu de travail
Louvain-la-Neuve
Contrat
CDI 100%
Profil
Diplôme de niveau baccalauréat (graduat) en secrétariat de direction, gestion administrative ou expérience de plusieurs années dans une fonction similaire
Date ultime pour postuler
23/09/2018
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