Administration communale de Jette - Secrétaire de direction - Alterjob.be
Secrétaire de direction (h/f/x)
Administration communale de Jette Jette CDR 80%
Administration communale de Jette
L'administration communale de Jette se donne pour mission de créer un environnement accueillant centré sur la qualité de vie des citoyens.

Pour ce faire, elle s'engage à

- assurer les services administratifs
- garantir un cadre de vie sécurisant où il fait bon vivre
- proposer des infrastructures et des activités éducatives, sportives et culturelles
- organiser et soutenir des animations qui font de Jette une commune conviviale
- favoriser une dynamique de développement économique et de solidarité
Contexte et fonction
Secrétaire de direction (h/f/x) Contrat de remplacement à temps partiel (4/5) à partir du 28/10/2018

Mission du poste
Traiter des informations de manière approfondie afin de gérer et suivre des dossiers administratifs ou techniques. Maîtriser et traiter, en toute autonomie, chaque étape du dossier».
Dans le respect de la charte « Missions, Visions, Valeurs » de l'administration communale de Jette, le/la secrétaire de direction assiste le Secrétaire communal dans la gestion de ces activités. Il apporte une aide permanente et une simplification des tâches du Secrétaire communal en matière de gestion du temps. Il organise l'information interne et externe liée au fonctionnement de l'institution.

Tâches principales

Assurer la gestion du cabinet du Secrétaire communal

• Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et orienter vers le destinataire compétent
• Organiser l'agenda du Secrétaire communal, planifier les rendez-vous et les réunions internes et externes.
• Réceptionner le courrier, en assurer le suivi au niveau des services concernés ou proposer des réponses appropriées
• Assurer l'accueil des citoyens lors des permanences ou rendez-vous du Secrétaire communal et le suivi des demandes.
• Suivre les urgences et rappeler les infos importantes

Préparer les documents du Secrétaire communal et les classer

• Dactylographier des documents, courriers, e-mails, notes, ... et retranscrire des compte-rendus (pv) de réunions
• Gérer le circuit des signatures des dossiers
• Préparer, centraliser et suivre des dossiers (collecte d'informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de documents)

Planifier et organiser des activités/des événements

Profil
Conditions d'accès
· Diplôme exigé : Bachelier / Graduat en Secrétariat de direction ou Bachelier / Graduat + expérience probante
· Disposer du brevet linguistique Selor, écrit (article 8) et oral (article 9 niveau élémentaire ou 10) ou être disposé à le réussir
· Avoir un extrait de casier judiciaire

Connaissances
· Nouvelle loi communale
· Droit administratif relatif à l'administration locale

Compétences techniques
· Excellente maîtrise de la bureautique : Word, Excel, Outlook
· Excellente capacité rédactionnelle
· Savoir prendre des notes
· Dactylographier à l'aveugle

Compétences comportementales
· Faire preuve d'autonomie
· Coopérer
· Savoir écouter
· Faire preuve d'adaptation
· Analyser
· Trouver des solutions
· Être orienté-client
Conditions et contrat
Nous offrons :

· Contrat de remplacement (maternité)
· Horaire : flottant (début entre 07h30 et 08h30, pause d'une demi-heure entre 11h30 et 13h30, départ entre 15h45 et 18h00)
· Rémunération à l'échelle barémique de niveau B (niveau bachelier) d'application dans les administrations bruxelloises
· Valorisation de l'ancienneté pour les fonctions antérieures de secrétaire
· Chèques-repas
· Prime linguistique en cas d'obtention du brevet linguistique Selor (épreuves écrite et orale)
· Remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (sncb, stib, tec, delijn)
· 26 jours de congés légaux
· Récupération des heures supplémentaires sous forme de congés
· Possibilité de suivre des formations
Cliquez ici pour savoir comment
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Employeur
Administration communale de Jette
Lieu de travail
Jette
Contrat
CDR 80%
Profil
Bachelier / Graduat en Secrétariat de direction ou Bachelier / Graduat + expérience probante
Date ultime pour postuler
Non précisée
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