Les Festivals de Wallonie - Assistant·e de direction - Alterjob.be
Les Festivals de Wallonie
Acteurs incontournables de la vie musicale en Wallonie, les Festivals de Wallonie sont nés, en 1971, de l'union des Festivals de Stavelot, Liège, Saint-Hubert, Namur, du Hainaut, et du Brabant wallon, dont il a préservé l'identité lui permettant de poursuivre des objectifs partagés. Le Festival Musiq'3 a rejoint cette fédération dynamique dès 2011 et en constitue la branche bruxelloise.

Les Festivals de Wallonie organisent chaque année de juin à octobre plus ou moins 150 concerts sur l'ensemble du territoire de la Wallonie et à Bruxelles (Flagey), réunissant un public de plus de 40.000 spectateurs.

S'il s'agit le plus souvent de mélomanes fidèles aux Festivals ou, du moins, habitués à la fréquentation de concerts de musique classique et/ou coutumiers des saisons des "grandes maisons", les Festivals de Wallonie ont pour ambition de s'ouvrir à des publics diversifiés, tant sur le plan des tranches d'âge que des catégories socio-économiques auxquelles ils appartiennent.

La production annuelle des Festivals de Wallonie destinée aux familles est désormais attendue chaque été comme LE rendez-vous incontournable des petits et des grands avec la musique classique et la création. Chaque saison, ce rendez-vous séduit à lui seul entre 3000 et 3500 spectateurs. Moment de découverte, d'échanges et de rencontres, il est le prétexte à un premier contact avec la "grande" musique. D'autres projets s'inscrivent dans ce même souci d'ouverture et de développement le plus large possible du public : Supernova - projet de soutien aux jeunes musiciens des deux communautés linguistiques; Musma - projet de soutien à la création contemporaine; projets de programmation cross-over;...
Contexte et fonction
Description générale de la fonction

En étroite collaboration et sous la responsabilité de la Directrice, l'Assistant(e) de direction :

- Soutient la Directrice dans la gestion courante de l'asbl
- Assure le suivi administratif quotidien des salariés (saisie des données, tenue des dossiers individuels, maladies, accidents, congés, entrées et sorties de personnel...) et des différents fournisseurs de services.
- Est l'intermédiaire privilégié de l'asbl auprès du secrétariat social et des différents prestataires de services liés à la gestion du personnel.
- Exécute les opérations mensuelles liées à la paie.
- Constitue, introduit et assure le suivi des dossiers de subventions publiques et de sponsoring / partenariats privés liés à l'activité (demandes, liquidation, contreparties...).
- Gère le secrétariat lié aux réunions des instances: convoque, rédige les PV, envoie les documents préparatoires,...
- Représente la Directrice lors de certaines réunions, événements et manifestations en lien avec les partenariats institutionnels et privés.
...

Description de tâches (à titre d'exemples)

- Rédiger des notes, correspondances, PV, rapports à partir de consignes orales ou manuscrites.
- En concertation avec la secrétaire, convoquer les participants aux réunions et activités et organiser la logistique des réunions.
- Réaliser des tableaux de bord statistiques.
- Encoder les congés et absences pour l'ensemble des salariés.
- Participer aux recrutements par la diffusion de l'information, le tri des CV, ...
- Constituer et gérer une base de données de partenaires / sponsors potentiels.
- Etablir des plannings et calendriers relatifs aux demandes de subventions et de sponsoring.
- Sur base d'informations fournies par la Directrice et / ou le chargé de communication, constituer des dossiers administratifs.
- Accueillir les sponsors et leurs invités lors des concerts organisés.
- Assurer le suivi de l'organisation de réceptions à destination des sponsors, du protocole, ...
- ...
Profil
- Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat (secrétariat de direction, gestion des ressources humaines ou équivalent) ;
- Vous avez une expérience professionnelle de minimum 5 ans, dont minimum 3 dans le secteur culturel.
- Vous avez des connaissances en matière de législation sociale
- Vous manifestez de l'intérêt pour les arts de la scène en général et la musique classique en particulier ;
- Vous êtes doté(e) d'excellentes capacités d'expression orale et écrite ;

- Vous avez une bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé
- La connaissance du néerlandais est un atout ;

- Vous avez d'excellentes connaissances des outils informatiques courants (MS Office, Word, Excel...) et vous vous familiarisez facilement aux nouveaux logiciels ;
- Vous avez le goût du travail en équipe (5 personnes)
- Vous avez une bonne capacité de résistance au stress ;
- Vous faites preuve de rigueur, de précision, de proactivité ;
- Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de planification ;
- Vous êtes disponible le soir et le week-end ;

- Une connaissance élémentaire des règles en matière de marchés publics est un avantage ;
- Vous disposez d'un véhicule ;
Conditions et contrat
Cette fonction s'exerce dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée à temps plein. Le régime de travail est de 38 heures par semaine.
Lieu de travail : Namur, au siège de l'association.
Barèmes de la C.P 329 (échelon 4).
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Employeur
Les Festivals de Wallonie
Lieu de travail
Namur
Contrat
Namur CDI 100%
Profil
Baccalauréat (secrétariat de direction, gestion des ressources humaines ou équivalent)
Date ultime pour postuler
12/08/2018
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